Trong khi chi phí vận hành tăng cao và nhu cầu kiểm soát đội xe ngày càng chặt chẽ, việc ứng dụng phần mềm quản lý vận tải toàn diện là giải pháp thiết thực cho doanh nghiệp vận tải container. Không còn phụ thuộc vào Excel hay ghi chép thủ công, phần mềm giúp doanh nghiệp quản lý kế hoạch vận chuyển, điều phối xe, theo dõi chi phí, công nợ một cách rõ ràng và chính xác. Đặc biệt, với doanh nghiệp có đội xe đầu kéo – container, phần mềm vận tải JaviTrans do phần mềm Bách Khoa cung cấp chính là công cụ tối ưu quy trình vận hành, giảm rủi ro và nâng cao hiệu quả khai thác xe.

1. Giới thiệu thị trường vận tải tại Hải Phòng

Hải Phòng là trung tâm logistics lớn nhất miền Bắc với hệ thống cảng biển phát triển mạnh, lượng hàng hóa thông quan tăng liên tục. Cùng với đó, số lượng doanh nghiệp vận tải xe đầu kéo, container cũng không ngừng mở rộng. Tuy nhiên, phần lớn các đơn vị vẫn đang quản lý theo cách thủ công như Excel, sổ sách, điện thoại… Điều này dẫn đến nhiều vấn đề như khó theo dõi chi phí từng chuyến, thất thoát, mất kiểm soát khi vắng mặt, báo cáo số liệu hoạt động, tình hình kinh doanh không kịp thời vì cần phải có thời gian thống kê. Trong bối cảnh cạnh tranh cao và khách hàng yêu cầu ngày càng khắt khe, các doanh nghiệp tại Hải Phòng cần phải chuyển đổi số để vận hành hiệu quả, tiết kiệm chi phí và dễ dàng mở rộng quy mô. Phần mềm quản lý vận tải JaviTrans là giải pháp phù hợp để chuẩn hóa quy trình và nâng cao hiệu suất của doanh nghiệp. .

2. Tại sao cần phần mềm quản lý vận tải container?

Phần mềm cho doanh nghiệp vận tải container không chỉ thay thế quy trình vận hành truyền thống, mà giúp doanh nghiệp tự động hóa quy trình, kiểm soát toàn diện và phát triển ổn định.

Giảm thất thoát, tăng hiệu suất

Với mô hình truyền thống, doanh nghiệp vận tải thường gặp thất thoát do không kiểm soát chặt chẽ các chi phí phát sinh như cước phát sinh, chi hộ, xăng dầu, bến bãi, cầu đường phát sinh mà không được ghi chép lại đầy đủ, kịp thời. Các khoản này thường ghi chép rời rạc,  khó tổng hợp được theo từng chuyến, khiến việc tính toán lợi nhuận chưa đầy đủ, chính xác hoàn toàn.

Phần mềm quản lý vận tải giúp ghi nhận đầy đủ chi phí theo từng chuyến, hỗ trợ doanh nghiệp đánh giá hiệu quả từng đơn hàng, từ đó tối ưu hoạt động vận hành và nâng cao lợi nhuận. Ngoài ra, phần mềm còn tự động cảnh báo công nợ quá hạn, theo dõi dòng tiền chính xác, giảm nguy cơ mất mát tài chính.

Giải quyết bài toán điều xe, công nợ, theo dõi tài xế

Khi đội xe tăng lên, việc điều phối bằng sổ sách hoặc Excel rất dễ sai sót: Bỏ sót đơn hàng, lãng phí xe. Phần mềm có chức năng điều xe thông minh, giúp phân bổ xe hiệu quả theo tuyến đường, loại hàng, tình trạng xe.

Ngoài ra, phần mềm còn lưu trữ lịch sử vận hành của tài xế, hạn bảo dưỡng, đăng kiểm, bảo hiểm của từng xe. Khi tài xế nghỉ phép hoặc thay đổi đột xuất, người điều hành vẫn dễ dàng cập nhật và luân chuyển tài xế phù hợp.

Phần mềm còn cho phép kế toán theo dõi công nợ chi tiết theo từng khách hàng, từng chuyến đi, thay vì dồn vào cuối kì, cuối tháng gây bận rộn vào cuối tháng như cách làm cũ.

3. Giải pháp phần mềm Bách Khoa – Phần mềm quản lý vận tải xe container

Phần mềm cho doanh nghiệp vận tải container do phần mềm Bách Khoa cung cấp là phần mềm được phát triển chuyên biệt cho các doanh nghiệp vận tải container, tối ưu theo từng mô hình hoạt động.

Tùy chỉnh theo mô hình doanh nghiệp

Không giống các phần mềm chung chung, phần mềm quản lý vận tải xe container do  Bách Khoa cung cấp cho phép tùy chỉnh linh hoạt theo quy mô và cách vận hành thực tế của từng doanh nghiệp. Dù bạn là doanh nghiệp nhỏ do vợ chồng quản lý hay doanh nghiệp lớn với nhiều phòng ban, phần mềm Bách Khoa đều có thể cấu hình phù hợp để không làm thay đổi thói quen cũ, mà vẫn chuẩn hóa được quy trình quản lý.

Dễ dùng, triển khai nhanh, hỗ trợ nhiệt tình

Phần mềm cho doanh nghiệp vận tải container có giao diện đơn giản, dễ thao tác cho cả người không rành công nghệ. Chỉ cần vài buổi hướng dẫn là có thể sử dụng. Quá trình triển khai nhanh, có đội ngũ kỹ thuật hỗ trợ từ xa hoặc trực tiếp (đặc biệt tại Hải Phòng). Phần mềm phân quyền rõ ràng theo vai trò (giám đốc, điều hành, kế toán…), tránh các thao tác chồng chéo dẫn đến dữ liệu xử lý lỗi giúp quản lý linh hoạt và bảo mật.

4. Các tính năng nổi bật của phần mềm quản lý vận tải do phần mềm Bách Khoa cung cấp

Phần mềm quản lý vận tải do phần mềm Bách Khoa cung cấp tích hợp đầy đủ các chức năng cần thiết cho quản lý vận tải, từ vận hành đến tài chính.

Số hoá quy trình quản lý đội xe, tài xế, lệnh vận chuyển

Phần mềm quản lý chi tiết kế hoạch vận chuyển, thông tin chuyến, xe (Biển số, định vị, hạn đăng kiểm, bảo hiểm…), tài xế (Hồ sơ, ca trực, giấy tờ…). Toàn bộ hệ thống làm theo quy trình trên phần mềm, lái xe nhận lệnh trực tiếp qua app. Các chứng từ cũng được đưa trực tiếp lên phần mềm.

Báo cáo doanh thu, lợi nhuận từng chuyến

Phần mềm tự động tổng hợp chi phí – doanh thu theo từng chuyến, từng khách hàng. Giám đốc có thể theo dõi lãi – lỗ chi tiết theo xe theo tháng, theo chuyến, theo khách hàng… từ đó ra quyết định kịp thời để tối ưu khai thác.

Báo cáo trực quan, dễ xem, có thể trích xuất file Excel, in ra hoặc gửi qua email và được lưu trữ lâu năm.

Tích hợp hóa đơn điện tử, kế toán

Phần mềm quản lý vận tải do phần mềm Bách Khoa cung cấp có thể tích hợp với các phần mềm kế toán phổ biến hoặc hóa đơn điện tử. Việc ghi nhận doanh thu, chi phí, công nợ,… đều đồng bộ tránh nhập liệu nhiều lần, tiết kiệm thời gian cho kế toán và giảm sai sót.

Phần mềm Bách Khoa không chỉ là đơn vị cung cấp phần mềm quản lý vận tải container chuyên nghiệp, mà còn mang đến cho doanh nghiệp giải pháp phần mềm hóa đơn điện tử tối ưu, giúp quản lý doanh thu, chi phí và công nợ một cách chính xác, nhanh chóng. Phần mềm hóa đơn điện tử do Bách Khoa cung cấp được tích hợp linh hoạt với các hệ thống quản lý tài chính và vận tải, đảm bảo tự động hóa quy trình xuất – gửi – lưu trữ hóa đơn, góp phần giảm tải công việc cho kế toán, tránh sai sót, giúp doanh nghiệp đáp ứng đầy đủ quy định về thuế. Đội ngũ kỹ thuật của Bách Khoa luôn hỗ trợ triển khai, vận hành và đào tạo chi tiết, giúp doanh nghiệp dễ dàng chuyển đổi sang hóa đơn điện tử một cách nhanh chóng, an toàn và hiệu quả.

5. Lợi ích dành riêng cho doanh nghiệp tại Hải Phòng

Phần mềm Bách Khoa có văn phòng và đội ngũ kỹ thuật hỗ trợ trực tiếp tại Hải Phòng. Khi triển khai phần mềm, doanh nghiệp được hướng dẫn tận nơi, xử lý sự cố nhanh chóng và tư vấn tận tình. Với hơn 18 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực định vị và giám sát phương tiện, phần mềm Bách Khoa hiểu rõ thực tế hoạt động của doanh nghiệp vận tải tại Hải Phòng, từ đó cung cấp giải pháp phù hợp, dễ áp dụng và hiệu quả. Ngoài ra Bách Khoa có thể hỗ trợ triển khai phần mềm online cho các doanh nghiệp ở xa và có hệ thống Elearning.

Doanh nghiệp của bạn đang quản lý vận tải bằng:

• Mô hình doanh nghiệp gia đình chồng thường phụ trách vận hành – điều xe, vợ đảm nhận vai trò kế toán kiêm thu – chi. Vận hành chủ yếu dựa vào kinh nghiệm và thói quen cá nhân, chưa có quy trình hóa rõ ràng. Nhân sự ít, khó tuyển hoặc đào tạo người thay thế vì công việc phụ thuộc nhiều vào người trong gia đình.
• Doanh nghiệp đã có bộ máy đầy đủ: Người nhận kế hoạch vận chuyển, điều phối xe, nhân sự vận hành (ops), kế toán, thậm chí có kho phụ tùng riêng. Tuy nhiên, mỗi bộ phận vẫn chủ yếu quản lý theo cách riêng (Excel, sổ tay, chứng từ giấy…), nên thiếu một hệ thống chung để kết nối, đồng bộ dữ liệu trên cùng một mặt phẳng. Có phần mềm kế toán, nhưng chưa có phần mềm vận tải chuyên dụng, phần lớn thao tác còn thủ công, thiếu kết nối giữa các bộ phận.
• Doanh nghiệp lớn có bộ máy đầy đủ: Điều phối, kế toán, kho, tài xế, bảo trì… Đã dùng phần mềm, nhưng rời rạc (phần mềm kế toán riêng, Excel điều hành riêng). Nhiều hợp đồng, khách hàng, tuyến đường – dẫn đến phức tạp trong theo dõi tài chính – vận hành.

Hãy để phần mềm Bách Khoa đưa đến cho bạn giải pháp phần mềm cho doanh nghiệp vận tải container để giúp doanh nghiệp giải quyết được những bài toán khó khăn đang gặp phải một các triệt để, nhanh chóng và phát triển bền vững ngay hôm nay.

• Đăng ký demo trực tiếp miễn phí tại Hải Phòng hoặc online.
• Hotline: 0931585069
• Truy cập website: pmbk.vn để biết thêm chi tiết.

Lời kết

Quản lý vận tải hiệu quả không chỉ dừng lại ở việc nắm được số chuyến xe, mà còn là tự động hóa quy trình, tối ưu chi phí, kiểm soát lợi nhuận từng đơn hàng. Với phần mềm quản lý vận tải do phần mềm Bách Khoa cung cấp, doanh nghiệp dễ dàng số hóa toàn bộ quy trình vận hành, phù hợp cho cả mô hình nhỏ, vừa và lớn. Dễ dùng, tiết kiệm chi phí và hỗ trợ ra quyết định nhanh chóng – Đây là giải pháp đáng đầu tư cho bất kỳ đơn vị nào đang muốn chuyển đổi số, kiểm soát vận hành tốt hơn và phát triển bền vững trong ngành vận tải.

Những câu hỏi liên quan: Phần mềm quản lý vận tải

1. Phần mềm quản lý vận tải là gì?

Phần mềm quản lý vận tải là công cụ giúp doanh nghiệp theo dõi và điều phối xe, tài xế, chi phí, công nợ và lộ trình vận chuyển một cách tự động, tập trung.

2. Doanh nghiệp nào nên dùng phần mềm quản lý vận tải?

Các doanh nghiệp vận tải sở hữu xe đầu kéo, container, xe tải nặng, đặc biệt đang dùng Excel, cần số hóa quy trình để giảm sai sót và tối ưu chi phí.

3. Phần mềm quản lý vận tải hỗ trợ những tính năng nào?

Gồm: Quản lý lô hàng, điều phối xe, kiểm soát chi phí, báo cáo doanh thu, công nợ, quản lý tài xế, lệnh vận chuyển, tích hợp hóa đơn điện tử và kế toán.

4. Sử dụng phần mềm quản lý vận tải có khó không?

Không. Phần mềm được thiết kế đơn giản, dễ sử dụng cho cả giám đốc, điều hành, kế toán và nhân viênCó thể thao tác trên điện thoại và máy tính.

5. Có thể theo dõi đội xe từ xa không?

Có. Phần mềm tích hợp GPS giúp giám sát vị trí xe, tài xế và tình trạng chuyến đi theo thời gian thực từ bất cứ đâu.

6. Phần mềm quản lý vận tải giúp tối ưu chi phí như thế nào?

Ghi nhận chi phí từng chuyến, kiểm soát cả chi phí trong và ngoài, thu hộ và chi hộ, chi phí phát sinh đầy đủ bao gồm cả khấu hao,…giúp doanh nghiệp tính được lãi – lỗ chi tiết và ra quyết định chính xác.

7. Phần mềm Bách Khoa có cung cấp phần mềm quản lý vận tải không?

Có. Phần mềm Bách Khoa cung cấp phần mềm vận tải chuyên biệt cho xe đầu kéo, container, hỗ trợ triển khai tận nơi, dễ dùng, dễ triển khai và bảo mật cao.