Một trong những điểm ưu việt của hóa đơn điện tử so với hóa đơn giấy là khả năng  lưu trữ và bảo quản dưới dạng dữ liệu điện tử. Câu hỏi được đặt ra: “Có bắt buộc in hóa đơn điện tử để lưu trữ hay không” và “Hóa đơn điện tử được in mấy lần ?” Nếu như bạn đang tìm kiếm lời giải đáp thì đừng ngại ngùng mà bỏ qua bài viết dưới đây nhé!

 Khi nào cần in hóa đơn điện tử để lưu trữ?

Tại thông tư số 32/2011/TT – BTC thì trong một số trường hợp nhất định, người bán và người mua được phép in chuyển đổi hóa đơn, được quy định cụ thể:

• Người bán hàng hóa được phép chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hoá hữu hình trong quá trình lưu thông.
• Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa phải đáp ứng các quy định nêu tại Khoản 2, 3, 4 Điều 12 thông tư 32/2011/TT – BTC và phải có chữ ký người đại diện theo pháp luật của người bán, dấu của người bán.

Khi nào cần in hóa đơn điện tử để lưu trữ?

• Người mua, người bán được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để phục vụ việc lưu trữ chứng từ kế toán theo quy định của Luật Kế toán. Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy phục vụ lưu trữ chứng từ kế toán cũng cần đáp ứng các quy định nêu tại Khoản 2, 3, 4 Điều 12 thông tư 32/2011/TT – BTC.

Hóa đơn điện tử in được mấy lần?

Hóa đơn điện tử được in mấy lần được Bộ Tài chính quy định rất rõ tại Thông tư 32/2011/TT – BTC. 

Theo Khoản 1 Điều 12 thông tư 32/2011/TT – BTC quy định về nguyên tắc chuyển đổi thì hóa đơn điện tử khi chuyển đổi sang chứng từ giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ trong quá trình lưu thông thì chỉ được in ra duy nhất 01 lần. Điều này hoàn toàn khác với trường hợp in ra phục vụ mục đích lưu trữ chứng từ kế toán.

Hóa đơn điện tử in được mấy lần?

Theo đó, hóa đơn điện tử khi được chuyển đổi sang chứng từ giấy và in ra, với mọi trường hợp thì đều phải đáp ứng đầy đủ các điều kiện như sau:

• Phản ánh đẩy đủ nội dung của hóa đơn điện tử gốc.
• Có ký hiệu riêng xác nhận việc đã được chuyển đổi từ HĐĐT sang hóa đơn giấy.
• Có chữ ký và họ tên của người tiến hành chuyển từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.
• Hóa đơn điện tử chuyển đổi có giá trị pháp lý khi bảo đảm các yêu cầu về tính toàn vẹn của thông tin trên hóa đơn nguồn, ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi và chữ ký và họ tên của người thực hiện chuyển đổi được thực hiện theo quy định của pháp luật về chuyển đổi chứng từ điện tử.
• Ký hiệu riêng thể hiện trên hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn dạng giấy bao gồm đầy đủ các thông tin sau: dòng chữ phân biệt giữa hoá đơn chuyển đổi và hoá đơn điện tử gốc – hóa đơn nguồn (ghi rõ “HOÁ ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HOÁ ĐƠN ĐIỆN TỬ”); họ và tên, chữ ký của người được thực hiện chuyển đổi và thời gian thực hiện chuyển đổi.

>>> Xem thêm: Mẫu QĐ sử dụng hóa đơn điện tử, hóa đơn điện tử nhiều trang

Để được tư vấn thêm về hóa đơn điện tử hay giải pháp hóa đơn điện tử phổ biến nhất hiện nay hoàn toàn miễn phí, bạn liên hệ ngay với chúng tôi theo địa chỉ:

CÔNG TY CP PHẦN MỀM BÁCH KHOA

Địa chỉ: tầng 2 – 561 Nguyễn Bỉnh Khiêm, Hải An, Hải Phòng

Hotline: 0789.322.322

Website: pmbk.vn

Fanpage: Hóa Đơn Bách Khoa

Email: CSKH@pmbk.vn