P M B K . V N

Đang tải trang...

Xây dựng mẫu quy trình làm việc hiệu quả cho doanh nghiệp

Mục lục

Việc xây dựng một quy trình làm việc diễn ra suôn sẻ và hiệu quả là 1 phần công việc quan trọng của những người quản lý doanh nghiệp. Tuy nhiên, quản lý quy trình làm việc có thể là một quá trình khó khăn trong doanh nghiệp. Bài viết dưới đây Phần mềm Bách Khoa xin được chia sẻ mẫu quy trình làm việc hiệu quả mà không mất quá nhiều công sức vào việc quản lý.

Xây dựng mẫu quy trình làm việc

Xây dựng mẫu quy trình làm việc hiệu quả

Xây dựng một quy trình làm việc rõ ràng, hiệu quả là cách thức tốt nhất để doanh nghiệp vững vàng tạo ra nhiều giá trị. Và để lập được 1 quy trình làm việc chuẩn thì các nhà quản lý phải xác định được các nội dung sau:

1. Xác định nhu cầu.

Bước đầu tiên trong quy trình làm việc tiêu chuẩn, nhà quản trị cần phải xác định được nhu cầu của doanh nghiệp. Đó có thể là:

  • Việc áp dụng các tiêu chuẩn mới cho doanh nghiệp
  • Nâng cấp, bổ sung hệ thống
  • Tái cấu trúc.
  • Hoặc đó cũng có thể là những yêu cầu, thay đổi từ phía các cấp quản lý.

2. Xác định mục đích & phạm vi

Tiếp theo đó, việc xác định mục đích và phạm vi của nhu cầu cũng là điều mà doanh nghiệp cần quan tâm tại bước này.

Xác định mục tiêu và phạm vi

Xác định mục tiêu và phạm vi

Việc xác định mục đích cụ thể sẽ giúp doanh nghiệp đưa ra được các phương pháp, các bước thực hiện công việc được chuẩn chỉnh. Còn việc xác định mục đích sẽ giúp doanh nghiệp khoanh vùng được đối tượng cần thực hiện và tuân thủ quy trình làm việc được đề ra. Đó có thể là một cá nhân, một phòng ban hoặc lĩnh vực,….

3. Xác định số bước công việc.

Có một điều chắc chắn rằng, không có một quy chuẩn nào cho việc xác định số bước của quy trình là hợp lý, bởi nó còn phụ thuộc vào tính chất của công việc đó.

Lưu ý: Một quy trình có quá nhiều bước thực hiện cũng gây khó khăn cho các nhà quản trị trong công tác kiểm soát.

Hiện nay, để xác định các bước của quy trình làm việc hiệu quả, các doanh nghiệp sẽ dựa trên 2 phương pháp nổi tiếng 5W-1H và 5M để làm rõ vấn đề. Cụ thể:

Phương pháp 5W+1H:

Phương pháp 5W1H

Xây dựng quy trình làm việc theo công thức 5W1H

  • What? (Là gì?): Nội dung của công việc là gì?
  • Why? (Tại sao?): xác định mục tiêu, yêu cầu công việc
  • Who? (Người thực hiện): nhân sự thực hiện công việc, nhân sự hỗ trợ, người giám sát
  • When? (Khi nào?): Xác định thời gian thực hiện, bao gồm thời gian bắt đầu và thời gian kết thúc
  • Where? (Ở đâu?): Công việc được thực hiện ở địa điểm nào?
  • How? (Làm thế nào thực hiện): Các bước thực hiện công việc

Phương pháp 5M (xác định các nguồn lực):

Phương pháp 5M

Xây dựng quy trình làm việc theo công thức 5M

  • Man (con người): nhân sự thực hiện công việc có đủ trình độ, kỹ năng, kinh nghiệm, phẩm chất không?…
  • Money (Tài chính): Ngân sách thực hiện những công việc này là bao nhiêu?
  • Machine (Máy móc): Máy móc thiết bị hỗ trợ là gì? Cần áp dụng tiêu chuẩn gì cho máy móc?
  • Material (Nguyên vật liệu): Tiêu chuẩn cụ thể cho nguyên vật liệu phục vụ
  • Method (Phương pháp làm việc): Đưa ra phương pháp 

4. Xác định các điểm kiểm soát.

Việc xác định các điểm kiểm soát chính là việc các nhà quản trị thực hiện chức năng kiểm tra, giám sát các bước thực hiện dựa trên nguyên tắc có bao nhiêu bước thì sẽ có bấy nhiêu điểm kiểm soát. Trong trường hợp các nguồn lực không đủ thực hiện hết các điểm kiểm soát, nhà quản trị sẽ thiết lập các điểm kiểm soát trọng yếu để tiến hành kiểm tra toàn bộ. Các điểm kiểm soát trọng yếu tuân theo quy tắc Pareto 80/20.

Quy tắc 80/20

Quy tắc Pareto 80/20

5. Xác định người thực hiện.

Để quy trình làm việc được hiệu quả, các nhà quản trị cũng cần xác đinh nguồn lực con người tham gia trực tiếp vào quy trình và được phân chia vai trò phù hợp. Đối tượng tham gia vào quy trình thường được chia thành 3 nhóm: người thực hiện chính, người giám sát người hỗ trợ.

6. Xác định tài liệu phải tuân theo và hồ sơ.

Liệt kê, trích dẫn các thông tư, nghị định, văn bản pháp luật hay các tài liệu chính cần phải tuân theo.

Chuẩn bị hồ sơ có liên quan

Chuẩn bị hồ sơ, tài liệu

7. Xác định phương pháp kiểm soát các bước công việc.

Không có quy trình nào tự vận hành hiệu quả, trơn tru trên những nền tảng lý thuyết cả. Bởi vậy, các nhà quản trị cần xác định các phương pháp kiểm soát, kiểm tra liên tục các điểm kiểm soát ngay từ khi xây dựng quy trình nhằm đánh giá mức độ tối ưu của công việc. Cũng qua đó, nhà quản trị sẽ có những cái nhìn cải tiến phù hợp cho bộ máy vận hành.

8. Xác định các điểm cần kiểm tra thử nghiệm.

Việc xác định các điểm cần kiểm tra thử nghiệm cũng là bước khá quan trọng không thể bỏ qua, bởi sẽ giúp các nhà quản trị xác định được công việc đó có đang thực hiện theo đúng yêu cầu đề ra hay không.

Những người thực hiện sẽ tiến hành làm thử, sản xuất thử và test trong quá trình thực hiện thử để đo lường tính khả thi của quy trình. Các nội dung trong bảng kiểm tra thử nghiệm: Công đoạn, điểm kiếm soát, thiết bị sử dụng, tần suất, tài liệu hướng dẫn, người kiểm tra, hồ sơ…

9. Mô tả/diễn giải các bước công việc.

Sau quá trình thử nghiệm thành công, nhà quản trị có trách nhiệm mô tả/diễn giải các bước thực hiện trong quy trình làm việc. Trường hợp việc diễn giải cách thức (how) thực hiện quá phức tạp, dài…thì cần một tài liệu riêng để hướng dẫn thực hiện.

10. Hoàn thiện phần định nghĩa, tài liệu tham khảo, biểu mẫu kèm theo.

  • Định nghĩa: giải thích ý nghĩa các thuật ngữ trong quy trình, diễn giải các từ viết tắt.
  • Biễu mẫu kèm theo: xác định quy trình gồm những biểu mẫu nào kèm theo, mã số???

Phần mềm quản lý công việc không còn xa lạ trong quá trình hoạt động của các doanh nghiệp lớn hiện nay. Sử dụng phần mềm quản lý công việc là một phương pháp để xúc đẩy quy trình quản lý công việc hiệu quả trong thời đại công nghiệp 4.0 nhanh, gọn và tin cậy.

Quản lý công việc bách khoa

Quản lý công việc

Trong thời đại công nghệ 4.0 ngày càng phát triển, việc ứng dụng các phần mềm quản lý công việc trong các doanh nghiệp là phương pháp thúc đẩy quy trình quản lý và làm việc hiệu quả. Phần mềm cho phép:

–   Quản lý đồng bộ hệ thống dữ liệu

–   Giao việc cho nhân viên

–   Giám sát quá trình làm việc của nhân viên

–   Báo cáo tiến độ công việc

Phần mềm Quản lý công việc Bách Khoa – sản phẩm của Công ty CP Phần mềm Bách Khoa, được các doanh nghiệp đánh giá cao nhờ thiết kế đẹp, thân thiện, tính năng phong phú, khả năng tùy biến cao, đồng bộ với hệ thống chung của công ty, người dùng có thể quản lý công việc mọi lúc, mọi nơi, đa dạng trên nhiều nền tảng, giúp quy trình quản lý công việc hiệu quả.

 >>> Xem thêm: Phần mềm quản lý công việc Bách Khoa

Quy trình làm việc hiệu quả không còn là vấn đề khi nhà quản lý nắm bắt được những yếu tố cơ bản, cũng như biết ứng dụng phần mềm quản lý công việc trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp. Để biết thêm chi tiết về phần mềm này, vui lòng liên hệ với chúng tôi để theo các địa chỉ sau để được tư vấn nhanh nhất.

CÔNG TY CP PHÁT TRIỂN & ỨNG DỤNG PHẦN MỀM BÁCH KHOA

Địa chỉ: Tầng 3 số 561 Nguyễn Bỉnh Khiêm, Hải An, Hải Phòng

Hotline: 0789.322.322

Website: pmbk.vn

Fanpage: Quản lý Bách Khoa

Email: CSKH@pmbk.vn

Từ khóa

BÀI VIẾT LIÊN QUAN

ĐĂNG KÝ NHẬN BẢN TIN


    BÀI VIẾT NỔI BẬT