P M B K . V N

Đang tải trang...

Phần mềm quản lý hồ sơ, tài liệu cho doanh nghiệp – BK Drive

Mục lục

BK Drive – Module phần mềm quản lý hồ sơ, quản lý văn bản hiện đại giúp loại bỏ thủ tục rườm rà, mất thời gian, đưa doanh nghiệp bạn tiến gần hơn với khái niệm “Doanh nghiệp 4.0” hiện đại và chuyên nghiệp.

phần mềm quản lý hồ sơ

Tìm hiểu về phần mềm quản lý hồ sơ tài liệu miễn phí

Không chỉ các đơn vị nhà nước mà 100% doanh nghiệp đều có một lượng lớn văn bản cần xét duyệt và ban hành nội bộ, cùng với đó là những chứng từ, tài liệu cần lưu trữ lâu dài về sau.

Trong thời đại công nghệ số hiện nay, nhất là với mô hình quản lý từ xa – làm việc online đang ngày càng nở rộ thì các quy trình xử lý công văn truyền thống dường như đã lạc hậu, lỗi thời. Bởi lẽ xử lý tài liệu bằng những cách truyền thống tiềm ẩn nhiều rủi ro, sai sót, chưa kể tốn rất nhiều công sức và thời gian, thậm chí còn ảnh hưởng công việc bởi khoảng cách địa lý xa xôi.

Trước sự phát triển ngày một nhanh chóng của các nền tảng công nghệ internet, phần mềm quản lý công việc Bách Khoa với một modem BK Drive – phần mềm quản lý hồ sơ tài liệu miễn phí đã ra đời nhằm giải quyết nhanh gọn bài toán trên, phù hợp với mọi loại hình doanh nghiệp.

Phần mềm quản lý hồ sơ, tài liệu cho doanh nghiệp – BK Drive 1

Phần mềm quản lý hồ sơ tài liệu miễn phí

BK Drive được thiết kế nhằm cải thiện năng suất của doanh nghiệp trong việc sắp xếp, lưu trữ, tìm kiếm hồ sơ, văn bản dưới dạng kỹ thuật số (các bản mềm). Theo đó, các tài liệu hồ sơ của doanh nghiệp được tập trung cùng một chỗ, giúp tiết kiệm thời gian và công sức của người quản lý.

Phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc – BK Drive có phải là xa xỉ?

Những khó khăn liên quan tới quản lý văn bản, hồ sơ công việc như không biết tìm công văn lưu trữ ở đâu giữa một tủ tài liệu, nhân viên mới không biết tìm thông báo cũ chỗ nào,…tưởng chừng những việc đó không đáng kể nhưng về lâu về dài sẽ là một trở ngại lớn trong doanh nghiệp.

Chưa kể việc lưu trữ các giấy tờ tài liệu trên còn làm tốn không gian trong doanh nghiệp, gây lãng phí chi phí mua thiết bị quản lý tài liệu giấy, tốn kém tài chính, thậm chí còn gặp rắc rối liên quan tới vấn đề bảo mật.

BK Drive có phải xa xỉ

Phần mềm quản lý văn bản có phải là xa xỉ

Chính những điều đó đã dẫn đến một cái nhìn mới trong tư duy của nhà quản trị doanh nghiệp: phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc không phải là một sự xa xỉ mà là một công nghệ thiết yếu cho hệ thống hóa các hồ sơ, tài liệu, công văn có liên quan đến văn bản đính kèm.

Những lợi ích khi sử dụng BK Drive – phần mềm quản lý hồ sơ lưu trữ miễn phí

1. Giải phóng không gian lưu trữ hồ sơ, tài liệu

Hiện tại, tất cả các doanh nghiệp đều in hợp đồng, văn bản, tài liệu trên giấy A4 với số lượng lớn; Từng phòng ban đều phải lưu trữ những tài liệu có liên quan; các giấy tờ được phân loại, kẹp file và lưu trữ trong tủ đựng hồ sơ đặt trong không gian văn phòng,…

Đồng ý rằng 1 vài giấy tờ không phải rắc rối lớn nhưng về lâu về dài, khi công ty ngày một phát triển, công văn nhiều gấp bội đó thực sự là vấn đề đáng lo ngại. Kể cả sau khi thực hiện dọn dẹp định kỳ, thì các tập giấy tờ đó lại sớm đầy lên!

Việc lưu trữ sẽ càng khó khăn hơn khi doanh nghiệp có văn phòng nhỏ, lượng văn bản lưu trữ nhiều và nhân viên văn thư lại thiếu linh hoạt trong quy trình xử lý.

Giải phóng không gian lưu trữ hồ sơ, tài liệu

Giải phóng không gian lưu trữ hồ sơ, tài liệu

Khi đó, BK Drive có khả năng lưu trữ hồ sơ, văn bản mềm với dung lượng không giới hạn ngay trên máy tính, giải phóng được không gian lưu trữ trong doanh nghiệp. Dù là bản thảo, công văn hay bất kể tài liệu gì đã quá thời hạn đều có thể scan và lưu trữ trên phần mềm tại những thư mục khác nhau.

2. Giảm thiểu rủi ro mất mát hồ sơ, tài liệu khi lưu trữ

Nếu như cách lưu trữ truyền thống khiến các doanh nghiệp thường xuyên gặp phải tình huống như thất lạc, hỏng hóc, mất tài liệu văn bản…thì với BK Drive, tất cả các dữ liệu văn bản được lưu lại dưới dạng file theo từng thư mục, có thể truy cập vào theo dõi, tìm kiếm và tải xuống khi cần thiết. Chỉ có các tài khoản thành viên trong doanh nghiệp mới có thể truy cập vào đọc, và chỉ Owner cùng các tài khoản được phân quyền mới có khả năng truy cập, theo dõi các tài liệu liên quan.

3. Tìm kiếm, sàng lọc hồ sơ đơn giản

Hãy thử tưởng tượng lại khi bạn đang lục tìm một tài liệu trong doanh nghiệp không hề dễ dàng dù đã dán giấy nhớ hoặc thẻ tên cho nó. Những tập giấy tờ chồng chất cao quá đầu người khiến bất cứ ai nhìn vào đều muốn từ bỏ.

Nhưng khi áp dụng phần mềm quản lý hồ sơ lưu trữ miễn phí, văn bản tài liệu được số hóa bởi BK Drive, cho phép người quản lý dễ dàng tìm lại bằng cách gõ từ khóa chính vào thanh công cụ tìm kiếm.

Tìm kiếm, sàng lọc hồ sơ

Tìm kiếm, sàng lọc hồ sơ đơn giản

Hơn nữa, hệ thống BK Drive cho phép người dùng tự cấu trúc hồ sơ logic theo nhiều tầng: theo thư mục, theo từng file nên bộ lọc thông minh có thể lọc ra tất cả các hồ sơ, tài liệu có cùng một hoặc nhiều tiêu chí “tìm kiếm”.

4. Có khả năng truy cập từ xa

Trong một báo cáo dựa trên nghiên cứu thực tế từ 750 chủ doanh nghiệp ở Úc năm 2013, các nhà khoa học đã chỉ ra rằng: “77% các nhà quản trị muốn truy cập vào các tệp dữ liệu từ xa”. Nếu bạn cũng có nhu cầu giống họ, hãy ưu tiên tới một phần mềm quản lý hồ sơ cung cấp sự linh hoạt trong việc sử dụng.

Để nhanh – gọn – hiệu quả hơn, doanh nghiệp lựa chọn phần mềm quản lý hồ sơ lưu trữ miễn phí – BK Drive. Chỉ cần có tài khoản là thành viên hoặc admin có thể đăng nhập sử dụng được bất cứ nơi đâu.

Truy cập phần mềm từ xa

Cho phép khả năng truy cập phần mềm từ xa

Phần mềm quản lý hồ sơ, quản lý tài liệu BK Drive là một sản phẩm công nghệ giúp giảm tải khoảng cách địa lý, chi phí, thời gian và cả không gian lưu trữ tốn kém cho quy trình lưu trữ văn bản trong doanh nghiệp. Đây là một bước tiến công nghệ tuyệt vời hỗ trợ và đưa doanh nghiệp trở thành một “doanh nghiệp 4.0” thực sự.

Để download phần mềm quản lý hồ sơ miễn phí hoặc đăng ký dùng thử, vui lòng liên hệ trực tiếp với chúng tôi để được hỗ trợ tư vấn và cài đặt tốt nhất. Chi tiết liên hệ:

CÔNG TY CP PHÁT TRIỂN VÀ ỨNG DỤNG PHẦN MỀM BÁCH KHOA

Địa chỉ: tầng 2 – số 561 Nguyễn Bỉnh Khiêm, Đằng Hải, Hải An, Hải Phòng

Hotline: 0789.322.322

Email: cskh@pmbk.vn

Fanpage: Quản lý Bách Khoa

Website: pmbk.vn

Từ khóa

BÀI VIẾT LIÊN QUAN

ĐĂNG KÝ NHẬN BẢN TIN


    BÀI VIẾT NỔI BẬT