P M B K . V N

Đang tải trang...

BK Drive – Quản lý tập tin tài liệu chuyên nghiệp cho doanh nghiệp

Mục lục

Việc quản lý tài liệu văn bản, hồ sơ doanh nghiệp, tổ chức luôn là công việc khó khăn và tốn nhiều thời gian, không gian nhất. Thật may, BK Drive -1 module trong phần mềm Quản lý Doanh nghiệp kịp thời “xuất hiện” nhằm “giải cứu” tủ tài liệu và quản lý tập tin chuyên nghiệp.

BK-Drive -phần mềm quản lý tập tin

Ứng dụng quản lý tài liệu cho doanh nghiệp 4.0

Khó khăn khi quản lý tập tin theo phương pháp truyền thống

Quản lý thông tin, tài liệu luôn là vấn đề mà các doanh nghiệp quan tâm hiện nay. Với các phương pháp truyền thống, quản lý văn thư chủ yếu thực hiện theo cách ghi chép lại trên sổ sách, giấy tờ,…sau đó lưu lại trong thư viện, tủ lưu trữ và note thông tin vào các kẹp file để có thể tìm kiếm lại khi cần.

Tuy nhiên, theo thời gian, khối lượng tài liệu phản ánh quá trình hoạt động của doanh nghiệp tăng lên rất nhiều. Khi đó, lượng giấy tờ quá tải sẽ khiến các doanh nghiệp gặp phiền phức trong việc lưu trữ, quản lý thông tin, tìm kiếm hồ sơ tài liệu. Việc lưu trữ thủ công còn làm mất nhiều thời gian, công sức, việc hỏng hóc thất lạc tài liệu xảy ra liên tục, chi phí in ấn, giấy tờ hay diện tích lưu kho cũng là một con số không hề nhỏ.

Khó khăn trong quản lý tệp tin truyền thống

Trong thực tế, nhiều doanh nghiệp đã áp dụng tin học hóa công tác quản lý thông tin, hồ sơ tài liệu cho doanh nghiệp của mình nhưng việc triển khai không thành công hoặc hiệu quả không cao vì phần lớn nguyên nhân là ứng dụng đó không đáp ứng được nhu cầu lưu trữ sau vài ba năm vận hành.

Nhận thấy thực trạng bất cập đó, hiện nay các đơn vị cơ quan, tổ chức đã và đang tìm đến các giải pháp ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý hồ sơ, tài liệu hướng đến một văn phòng hiện đại.

Dưới những bất cập đó, các doanh nghiệp, cơ quan mong muốn tìm kiếm một giải pháp ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý tài liệu hiệu quả, hướng đến một doanh nghiệp hiện đại.

BK Drive – Phần mềm quản lý tài liệu chuyên nghiệp

Giải pháp quản lý tài liệu BK Drive là một giải pháp được nhiều doanh nghiệp hiện đại ngày nay đã lựa chọn áp dụng và đem lại hiệu quả cao trong việc quản lý tài liệu, tiết kiệm tối đa thời gian làm việc của đội ngũ văn thư, tiết kiệm không gian lưu trữ văn bản, lưu trữ khoa học, an toàn và bảo mật.

BK Drive - Quản lý tài liệu chuyên nghiệp

BK Drive – Quản lý tài liệu chuyên nghiệp

Theo đó, BK Drive cho phép người dùng:

  Có thể phân loại tài liệu theo các chủ đề, lĩnh vực khác nhau, định nghĩa các thuộc tính cho từng chủ đề tài liệu giúp quản lý tài liệu đa dạng và linh hoạt.

  Cho phép lưu trữ tài liệu, tập file dùng chung cho cả đơn vị, phòng ban hoặc nhóm người dùng.

   Lưu trữ đa dạng tài liệu, nó có thể là file work, file excel, tài liệu về hình ảnh, video,.

   Dễ dàng tìm kiếm lại tài liệu, hồ sơ hoặc cập nhật thêm các nội dung, vấn đề mới vào file văn bản bằng cách gõ từ khóa chính vào mục “Tìm kiếm”

   Toàn bộ tài nguyên hồ sơ, file tài liệu được điện tử hóa lưu trữ trên phần mềm một cách an toàn, bảo mật, hiện đại và lâu dài.

    V.v….

Có thể nói, quản lý tài liệu bằng ứng dụng BK Drive là một lựa chọn đúng đắn và phù hợp với mọi doanh nghiệp, tổ chức đang mong muốn tìm thấy giải pháp phù hợp cho công tác quản lý lưu trữ tài liệu hiện nay.

Ứng dụng hiện đại này có thể dễ dàng quản lý qua máy tính, smartphone có kết nối internet và có tài khoản truy cập, giúp doanh nghiệp, đặc biệt là nhân viên văn thư có thể theo dõi, kiểm soát công việc mọi lúc mọi nơi nhanh chóng.

Hướng dẫn cách quản lý hồ sơ trên BK Drive

Để có thể quản lý hồ sơ trên BK Drive, bạn cần thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Truy cập vào hệ thống phần mềm Quản lý Bách Khoa theo địa chỉ: https://account.pmbk.vn/

Đăng nhập phần mềm quản lý

Đăng nhập phần mềm quản lý

Lưu ý: Điền đúng tên đăng nhập và mật khẩu được quản lý doanh nghiệp đăng ký và cung cấp cho bạn.

Bước 2: Sau khi đăng nhập thành công, bạn click vào thông tin tên của bạn tại góc trái phía trên màn hình của bạn. Lúc này, bảng menu thông tin xuất hiện, bạn chọn vào mục “BK Drive – Quản lý file”.

Bước 2: Truy cập vào mục Quản lý tập tin

Truy cập vào mục Quản lý tập tin

Bước 3: Trang web mới được mở ra với đường link: https://drive.pmbk.vn/file-manager. Khi đó, việc triển khai lưu trữ, quản lý hồ sơ sẽ diễn ra như sau:

Tạo thư mục lưu trữ:

   Chọn biểu tượng dấu cộng khoanh tròn mục “Drive” trên thanh menu.

    Hộp thoại “Thêm thư mục mới” xuất hiện.

Tạo thư mục lưu trữ tập tin

Tạo thư mục lưu trữ tập tin

    Đặt tên cho thư mục chính lưu trữ, tốt hơn hãy mô tả ngắn gọn về thư mục này để những người quản lý sau dễ dàng cập nhật.

    Chọn thành viên chính quản lý thư mục: là những người có thể chỉnh sửa, cập nhật thư mục

    Chọn thành viên theo dõi thư mục cùng (Nếu có).

Tải tài liệu lưu trữ:

    Chọn mục “Update” để tải file

    Tìm kiếm file cần lưu trữ và nhấn “open”.

Bạn hay người theo dõi thư mục cũng dễ dàng tải các tài liệu hoặc xóa tài liệu bằng cách chọn 1 trong 2 biểu tượng tại cột “Action”.

Tải tập tin lưu trữ

Tải tập tin lưu trữ

Tìm kiếm tài liệu

Quá trình tìm kiếm tài liệu, hồ sơ cũng dễ dàng hơn khi bạn chỉ cần đánh tên file hoặc từ khóa chính vào thanh công cụ tìm kiếm. Khi đó,  bộ lọc thông minh của hệ thống có thể lọc ra tất cả các tài liệu, file  có cùng một hoặc nhiều tiêu chí “tìm kiếm”.

Tìm kiếm tài liệu, tập tin

Tìm kiếm tài liệu, tập tin

Như vậy, trên đây chúng tôi đã giới thiệu tới quý bạn ứng dụng BK Drive hỗ trợ quản lý tập tin tài liệu chuyên nghiệp dành cho mọi doanh nghiệp. Mọi thông tin thắc mắc về ứng dụng này cũng như đăng ký nhận ưu đãi “DÙNG MIỄN PHÍ” phần mềm, vui lòng liên hệ ngay với chúng tôi theo địa chỉ:

CÔNG TY CP PHÁT TRIỂN VÀ ỨNG DỤNG PHẦN MỀM BÁCH KHOA

Địa chỉ: tầng 2 – số 561 Nguyễn Bỉnh Khiêm, Đằng Hải, Hải An, Hải Phòng

Hotline: 0789.322.322

Email: cskh@pmbk.vn

Fanpage: Quản lý Bách Khoa

Website: pmbk.vn

 

Từ khóa

BÀI VIẾT LIÊN QUAN

ĐĂNG KÝ NHẬN BẢN TIN


    BÀI VIẾT NỔI BẬT