Mẫu Quyết Định Sử Dụng Hóa Đơn Điện Tử, Hóa Đơn Điện Tử Nhiều Trang

Nghị định 119 ban hành quy định tất cả các doanh nghiệp bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử từ ngày 01/11/2020. Quy đình này đồng nghĩa với việc tất cả các doanh nghiệp không được sử dụng hóa đơn giấy nữa mà phải đăng ký mẫu quyết định sử dụng hóa đơn điên tử.

Những nội dung cần lưu ý trong mẫu quyết định sử dụng hóa đơn điện tử theo thông tư 32

Khái niệm hóa đơn điện tử được định nghĩa là một tập hợp các dữ liệu về bán hàng, cung ứng dịch vụ, khởi tạo, lưu trữ, quản lý hóa đơn bằng phương tiện điện tử. Theo đó:

• Hóa đơn sẽ được khởi tạo, lập, xử lý trên các hệ thống máy tính kết nối internet của các tổ chức đã được cấp MST
• Hóa đơn được lưu trữ ngay trên máy tính của các bên theo quy định Pháp luật.

Trên mỗi hóa đơn điện tử phải lưu ý đảm bảo các nội dung bắt buộc phải có như sau:

• Phải có tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu và số thứ tự hóa đơn.
• Có đầy đủ tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán
• Chứa đầy đủ tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua.
• Chứa đầy đủ, chi tiết các thông tin: Tên hàng hóa, dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ, thành tiền (ghi bằng số và chữ).
• Hóa đơn điện tử phải chứa chữ ký số của người bán; ngày, tháng năm lập và gửi hóa đơn.
• Có chữ ký điện tử của người mua theo quy định pháp luật trong trường hợp người mua là đơn vị kế toán.

Mẫu quyết định sử dụng hóa đơn điện tử

Mẫu quyết định sử dụng hóa đơn điện tử

>>> Dowload mẫu quyết định về việc áp dụng hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử nhiều trang có được không?

Do việc sử dụng hóa đơn điện tử mới quy định sử dụng nên nhiều kế toán vẫn còn thắc mắc, liệu khi sử dụng hóa đơn điện tử có được nhiều hơn một trang không? quy định số trang hóa đơn điện tử như thế nào?

Khác với hóa đơn giấy, hóa đơn điện tử không có giới hạn số dòng. Tuy nhiên, với trường hợp danh mục hàng hóa, dịch vụ cần thể hiện nhiều hơn số dòng một trang, hay còn gọi là hóa đơn điện tử nhiều trang, thì hóa đơn cần đảm bảo một số quy định để hợp lệ.  

Quy định về cách thể hiện hóa đơn điện tử nhiều hơn 1 trang

Trong trường hợp lập hóa đơn điện tử nhiều trang, doanh nghiệp cần đảm bảo tính pháp lý cho hóa đơn điện tử theo khoản 1 và khoản 3 Điều 3 Thông tư 32/2011/TT – BTC.

Điều kiện đảm bảo tính pháp lý

Hóa đơn điện tử nhiều trang sẽ được đảm bảo tính pháp lý nếu đáp ứng được các điều kiện như sau:

• Thông tin từ khi được tạo ra cho tới dạng cuối cùng của hóa đơn điện tử vẫn luôn được đảm bảo sự tin cậy cũng như tính toàn vẹn.
• Nếu thông tin còn đầy đủ, chưa bị thay đổi gì ngoài những thay đổi về hình thức phát sinh trong quá trình trao đổi, lưu trữ hoặc hiển thị thì được đánh giá là toàn vẹn.
• Thông tin chứa trong hóa đơn điện tử có thể truy cập, sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết.

Sử dụng hóa đơn đơn điện tử nhiều trang

Cách xử lý hóa đơn điện tử nhiều trang

Doanh nghiệp được thể hiện hóa đơn điện tử nhiều trang nếu phần đầu trang sau của hóa đơn có hiển thị đủ và đúng các nội dung như quy định tại Khoản 1 Điều 19 Thông tư số 39/2014/TT – BTC.

>>> Xem thêm: Nhận biết hóa đơn điện tử có mã xác thực của Cơ Quan Thuế

Như vậy, đối với doanh nghiệp mới bắt đầu sử dụng hóa đơn điện tử quả thật còn rất nhiều khó khăn bỡ ngỡ vì các thủ tục, quy định mới. Hy vọng rằng bài viết cập nhật, bổ sung kiến thức hữu ích cho bạn đọc, kế toán doanh nghiệp. Nếu có thắc mắc hoặc cần tư vấn triển khai về phần mềm hóa đơn điện tử, xin vui lòng liên hệ với chúng tôi để được hỗ trợ nhanh nhất.

Hãy kết nối với chúng tôi để chúng tôi có cơ hội đồng hành cùng bạn giải đáp mọi thắc mắc về hướng dẫn sử dụng hóa đơn điện tử hay các vấn đề khác phát triển doanh nghiệp.

>>> Xem thêm: Quy định ngày lập và ngày ký hóa đơn điện tử mới nhất 2020

Hướng dẫn hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

Để sử dụng hóa đơn điện tử, đơn vị phải chuẩn bị hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn điện tử.

Hồ sơ bao gồm:

• Mẫu hóa đơn điện tử
• Quyết định áp dụng hóa đơn điện tử
• Thông báo phát hành hóa đơn điện tử

Hồ sơ thông báo phát hành hóa đơn điện tử sẽ được gửi cho cơ quan Thuế quản lý trực tiếp bằng văn bản giấy hoặc bằng văn bản điện tử thông qua cổng thông tin điện tử của Cơ quan Thuế. Trước khi làm bộ hồ sơ, đơn vị nên liên hệ trực tiếp đến cán bộ Thuế quản lý để tìm hiểu xem Chi cục Thuế quản lý nhận hồ sơ qua hình thức nào để chuẩn bị cho phù hợp.

Hướng dẫn cách đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

Bước 1: Ra quyết định áp dụng hóa đơn điện tử

Hộ, cá nhân, tổ chức doanh nghiệp trước khi thực hiện công việc khởi tạo hóa đơn điện tử cần ra quyết định áp dụng rồi gửi cho cơ quan Thuế theo mẫu số 1 Phụ lục Thông tư 32/2011/TT – BTC ban hành ngày 14/03/2011 của Bộ Tài Chính.

Ra quyết định áp dụng hoá đơn điện tử cần chú ý một vài  nội dung chủ yếu như sau:

• Tên hệ thống thiết bị, tên phần mềm ứng dụng dùng nhằm thực hiện công việc khởi tạo và lập hoá đơn điện tử;
• Bộ phận kỹ thuật hoặc tên nhà cung ứng dịch vụ phải có trách nhiệm về mặt kỹ thuật hoá đơn điện tử và phần mềm ứng dụng khi cung cấp;
• Quy trình khởi tạo, lập, luân chuyển và lưu trữ dữ liệu hoá đơn điện tử được thực hiện trong nội bộ của tổ chức.

Bước 2 : Thực hiện công việc khởi tạo hóa đơn điện tử

Thực hiện công việc khởi tạo hóa đơn điện tử là thiết lập đầy đủ các thông tin của người bán, loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, định dạng truyền – nhận và lưu trữ hóa đơn trước khi bán hàng hoá hay cung ứng dịch vụ trên phương tiện điện tử của tổ chức kinh doanh hoặc của các tổ chức cung cấp dịch vụ về hoá đơn điện tử và được lưu trữ trên phương tiện điện tử của đôi bên.

Bước 3 : Phát hành hóa đơn điện tử

Ra thông báo phát hành hóa đơn điện tử rồi gửi đến cơ quan Thuế theo Mẫu số 02 Phụ lục ban hành kèm theo Thông tư 32/2011/TT – BTC

Bước 4: Doanh nghiệp ký số vào hóa đơn điện tử mẫu

Bước 5: Gửi hóa đơn điện tử mẫu

Phần mềm hóa đơn điện tử Bách Khoa

Giải pháp giúp doanh nghiệp nhanh chóng đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

Nếu doanh nghiệp vẫn còn những băn khoăn, vướng mắc về cách đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử  có thể tìm đến các đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử uy tín để được tư vấn cụ thể.

Với nghiều năm kinh nghiệm trên thị trường, PHẦN MỀM BÁCH KHOA không chỉ là nhà cung cấp cho doanh nghiệp giải pháp hóa đơn điện tử phù hợp mà còn đồng hành cùng doanh nghiệp trong suốt quá trình đăng ký và sử dụng hóa đơn điện tử:

• Tư vấn chi tiết về hóa đơn điện tử, thủ tục phát hành, quá trình triển khai
• Tư vấn giải pháp phần mềm hóa đơn điện tử với đặc thù riêng biệt của từng doanh nghiệp.
• Tổng đài hỗ trợ doanh nghiệp 24/7.