Hướng Dẫn Cách Quản Lý Hóa Đơn Đầu Vào Hiệu Quả Nhất Cho Kế Toán

Trên thực tế, Kế toán có nhiều cách để xử lý hóa đơn điện tử đầu vào, mỗi kế toán sau quá trình làm việc sẽ có phương pháp quản lý – xử lý hóa đơn điện tử đầu vào riêng. Tuy nhiên, dù là thực hiện theo cách nào, mục tiêu chung của kế toán vẫn là tiết kiệm thời gian, hạn chế thao tác thủ công và tăng hiệu suất công việc. Theo dõi bài viết để kế toán có thể quản lý hóa đơn đầu vào dễ dàng, loại bỏ rào cản quy trình rườm rà, lãng phí thời gian và chi phí của doanh nghiệp.

1. Hóa đơn đầu vào và hóa đơn điện tử đầu vào?

Hóa đơn đầu vào và hóa đơn điện tử đầu vào có gì khác biệt?

Hóa đơn đầu vào hay còn gọi là hóa đơn mua hàng thông thường thuật ngữ này được hiểu là chứng từ dùng để chứng minh nghiệp vụ mua hàng hóa, dịch vụ phục vụ cho quá trình sản xuất, kinh doanh, duy trình hoạt động trong tổ chức.

Hóa đơn điện tử đầu vào là một hình thái của hóa đơn đầu vào. Theo quy định của tổng cục thuế ban hành Nghị định 123/2020/NĐ-CP tất cả doanh nghiệp buộc phải chuyển đổi sử dụng hóa đơn điện tử. Điều đó đồng nghĩa với việc hóa đơn mua hàng cũng được chuyển đổi dưới dạng điện tử.

Việc này ảnh hưởng đến cách thức xử lý, kiểm tra, xác thực hóa đơn và lưu trữ hóa đơn điện tử. Vậy hiện nay kế toán quản lý hóa đơn điện tử đầu vào như thế nào?

2. Thực trạng quản lý – xử lý hóa đơn điện tử đầu vào tại các công ty hiện nay

Kế toán mới tiếp cận với hóa đơn điện tử thường sẽ không có phương pháp quản lý và sử dụng hóa đơn khoa học. Đây là thực trạng chung của 90% kế toán tại các công ty đang quản lý thủ công hóa đơn đầu vào điện tử.

2.1 Nhận Email hóa đơn điện tử đầu vào – phân loại – in giấy để lưu trữ

Kế toán nhận hóa đơn đầu vào điện tử qua email có thể nhà cung cấp sẽ gửi trực tiếp ảnh trên email hoặc file xml, pdf, link ảnh drive,… Sau đó kế toán thực hiện phân loại các loại định dạng này và lưu trên một lưu trên folder trong máy tính. Điều này dẫn đến 3 rủi ro:

• Nguy cơ mất dữ liệu, đầy dữ liệu trên máy tính
• Khó khăn và mất thời gian khi tổng hợp, tra cứu hóa đơn đầu vào theo ngày/tháng/năm gửi cho cấp trên, làm báo cáo, giải trình thuế khi doanh nghiệp hoạt động lâu
• Mỗi người quản lý một kiểu khác nhau dẫn đến nhân sự mới sẽ rất khó kiểm soát, quản lý dữ liệu trong quá khứ

Sau khi nhận hóa đơn điện tử, kế toán vẫn phải in ra giấy để lưu trữ dẫn đến tình trạng lưu trữ rời rạc, nhiều đầu mối, tốn kém chi phí in ấn, không gian lưu trữ, quản lý.

2.2 Kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp hóa đơn bằng mắt thường, đối chiếu so sánh với hợp đồng mua hàng thủ công

80% Kế toán cho rằng việc khó khăn nhất của họ trong quá trình làm việc với hóa đơn điện tử là xác minh tính hợp pháp, hợp lệ của hóa đơn. Bởi gửi hóa đơn online là định ảnh ảnh, kẻ xấu có thể dùng thủ thuật để làm giả mạo hóa đơn chuộc lợi cho bản thân. Tuy nhiên Kế toán không có công cụ và phương pháp để kiểm tra, xác thực hóa đơn đầu vào như: thông tin doanh nghiệp, tình trạng hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp đặc biệt là tính chính xác của chữ ký số. Kế toán hiện nay vẫn thực hiện kiểm tra bằng mắt thường, đối chiếu với hợp đồng mua bán để xác minh. Thực tế cách này sẽ chỉ phù hợp với hóa đơn giấy. Đối với hóa đơn điện tử rủi ro sai sót khá cao dẫn đến doanh nghiệp có thể bị phạt.

2. 3 Nhập tay dữ liệu lên phần mềm kế toán hoặc bảng tính excel để theo dõi

Kế toán sau khi kiểm tra thông tin, chữ ký trên hóa đơn sẽ nhập tay số liệu, thông tin lên phần mềm kế toán để hạch toán chi phí. Nhiều công ty Kế toán chưa quen với các công cụ phần mềm hoặc chưa sử dụng sẽ phải nhập thêm một lần ra bảng tính excel để theo dõi dẫn đến:

• Mất thời gian nhập liệu của kế toán
• Giảm sút hiệu suất làm việc chuyên môn
• Nhập liệu tay dễ phát sinh sai sót, tam sao thất bản
• Quy trình rườm rà, quản lý nhiều mối, khó tra cứu hóa đơn khi cần
• Không xác minh người nhập liệu từng thời điểm là ai để bàn giao nhân sự mới
• Khó khăn trong việc chia sẻ/ báo cáo số liệu với lãnh đạo, cấp trên do dữ liệu chỉ lưu ở máy tính của Kế toán

3. Những bất cập – khó khăn của kế toán khi quản lý thủ công hóa đơn điện tử đầu vào

Quy trình xử lý hóa đơn điện tử đầu vào thủ công như trên khiến kế toán gặp những khó khăn như thế nào?

3.1 Mất quá nhiều thời gian xử lý hóa đơn điện tử đầu vào thủ công – giảm sút hiệu suất công việc

Sếp luôn muốn Kế toán làm mọi việc chính xác và hoàn thành 100% công việc, tuy nhiên hiệu suất làm việc của kế toán chỉ đạt 60% kỳ vọng bởi ⅓ thời gian kế toán phải thực hiện những công việc xử lý hóa đơn điện tử thủ công:

• Nhập liệu thủ công dữ liệu từ hóa đơn vào phần mềm, bảng tính excel
• Phân loại email thủ công
• Quản lý – lưu trữ thủ công
• Kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp hóa đơn bằng mắt thường

3.2 Khó khăn trong việc tra cứu hóa đơn – chứng từ điện tử khi cần giải trình

Việc lưu trữ thủ công, quản lý thủ công hóa đơn điện tử đầu vào khiến Kế toán gặp không ít khó khăn khi tra cứu hóa đơn để làm báo cáo tháng, báo cáo tài chính hay giải trình với Cơ quan Thuế khi cần. Kế toán không nắm được hóa đơn đầu vào:

• Đang được lưu trữ từ nguồn nào? File nào?
• Thời gian nhập liệu hóa đơn?
• Đơn hàng đã được thanh toán chưa? Đã tạm ứng bao nhiêu và còn thanh toán bao nhiêu,…

3.3 Thường xuyên gặp sai sót trong quá trình kiểm tra – nhập liệu

Nhập liệu thủ công từ hóa đơn điện tử nhận email vào bảng tính excel, phần mềm kế toán là nguyên nhân dẫn đến sai sót số liệu, thông tin. Hậu quả doanh nghiệp phải chịu phạt thuế khi hóa đơn đã kê khai thuế.

3.4 Dữ liệu không tập trung dẫn đến quản lý rời rạc thiếu nhất quán

Dữ liệu không nhất quán, không tập trung ở một nơi là lý do khiến kế toán gặp khó khăn trong công tác quản lý. Đặc biệt, với hệ thống dữ liệu rời rạc như vậy sẽ khiến kế toán mới không thể nắm bắt được thực trạng hoạt động tài chính của công ty, khó quản lý, kiểm soát dữ liệu.

3.5 Khó khăn trong việc tổng hợp số liệu từ nhiều nguồn làm báo cáo tài chính

Báo cáo tài chính là tổng hợp số liệu báo cáo tình hình hoạt động doanh thu, chi phí của cả năm, do đó Kế toán cần phân tích kiểm tra, tổng hợp dữ liệu của cả năm. Đây là nỗi ám ảnh với kế toán khi:

• Tổng hợp, kiểm tra dữ liệu từ quá nhiều nguồn: email, hóa đơn in ra giấy, ảnh hóa đơn lưu trong máy tính, bảng tính excel, phần mềm kế toán.
• Phát sinh nhiều sai sót khi nhập liệu, kiểm tra hóa đơn không chính xác dẫn đến số tiền chi phí sai lệch với hoạt động thực tế. Lúc này kế toán sẽ đối mặt với việc chỉnh sửa lại toàn bộ hạch toán, số liệu báo cáo của cả năm.
• Hạch toán 2 lần một hóa đơn, hoặc nhập sót hóa đơn dẫn đến sai sót
• Quản lý thủ công dẫn đến mất hóa đơn – chứng tử điện tử trong máy tính dẫn đến số liệu báo không chính xác

Có rất nhiều cách quản lý hóa đơn, vậy doanh nghiệp của bạn đã chọn được phương pháp nào? Hiện tại trong tháng 7, Phần Mềm Bách Khoa xin gửi tặng 25 khách hàng đầu tiên có được cơ hội trải nghiệm Phần Mềm Kế Toán Bách Khoa – Phiên Bản Mới Nhất Năm 2021, với ưu đãi MUA 1 TẶNG 3: