Quy định ký hiệu trên hóa đơn điện tử mới nhất 2020 giúp doanh nghiệp và kế toán nhận diện, phân biệt chính xác các mẫu hóa đơn tránh nhầm lẫn gây sai lệch hóa đơn dẫn đến phải hủy hóa đơn.

Quy định về ký hiệu trên hóa đơn điện tử

Kể từ ngày 01/11/2018, Nghị định số 119/2018/NĐ – CP đã chính thức có hiệu lực thi hành. Nội dung chính của nghị định này có đề cập đến việc tất cả các doanh nghiệp bắt buộc chuyển sang hình thức hóa đơn điện tử trước ngày 01/11/2020. 

Để có thể tiến hành, doanh nghiệp cần nắm vững các quy định hóa đơn điện tử về phát hành hóa đơn hợp lệ, đặc biệt là những quy định ký hiệu trên hóa đơn điện tử.

1.  Quy định về mẫu số hóa đơn (hay mẫu hóa đơn)

Ví dụ, mẫu số hóa đơn 01GTKT0/001 sẽ được hiểu như sau:

01 là loại hóa đơn GTGT

GTGT là loại hóa đơn giá trị gia tăng

001 là Mẫu thứ nhất

Mẫu hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử của HÓA ĐƠN BÁCH KHOA

2. Ký hiệu hóa đơn

Ký hiệu hóa đơn bao gồm 06 ký tự trong trường hợp hóa đơn sử dụng bởi các tổ chức, cá nhân tự in và đặt in. Trong đó:

• 2 ký tự đầu dùng để phân biệt các ký hiệu hóa đơn

Ký tự phân biệt là hai chữ cái trong số 20 chữ cái in hoa của bảng chữ cái tiếng Việt bao gồm: A, B, C, D, E, G, H, K, L, M, N, P, Q, R, S, T, U, V, X, Y;

• 3 ký tự cuối cùng thể hiện năm tạo hóa đơn và hình thức hóa đơn

Năm tạo hóa đơn được thể hiện bằng hai số cuối của năm. Ký hiệu của hình thức hóa đơn điện tử là E.

• Giữa hai phần được phân cách bằng ký tự “/”

Ví dụ, AA/20E thì trong đó AA là ký hiệu hóa đơn, 20 là hóa đơn được tạo năm 2020, E là ký hiệu hóa đơn điện tử.Mẫu hóa đơn điện tử của một khách hàng của HÓA ĐƠN BÁCH KHOA

3. Số thứ tự hóa đơn

Được quy định ghi bằng dãy số tự nhiên liên tiếp trong cùng một ký hiệu hóa đơn, bao gồm 7 chữ số

4. Tên, mã số thuế của tổ chức nhận in hóa đơn, tổ chức cung cấp phần mềm tự in hóa đơn

Thường được đặt ở phần dưới cùng, chính giữa hoặc bên cạnh của tờ hóa đơn.

Quy định về tiêu thức của hóa đơn

Căn cứ theo Điểm d, Khoản 1, Điều 6 Thông tư số 32/2011/TT-BTC thì hóa đơn điện tử phải có đủ các nội dung như sau:

• Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu, số thứ tự hóa đơn;
• Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán;
• Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua;
• Tên hàng hóa, dịch vụ; đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hoá, dịch vụ; thành tiền ghi bằng số và bằng chữ.
• Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người bán; ngày, tháng năm lập và gửi hóa đơn. Chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật của người mua trong trường hợp người mua là đơn vị kế toán.
• Hóa đơn được thể hiện bằng tiếng Việt. Trường hợp cần ghi thêm chữ nước ngoài thì chữ nước ngoài được đặt bên phải trong ngoặc đơn ( ) hoặc đặt ngay dưới dòng tiếng Việt và có cỡ nhỏ hơn chữ tiếng Việt…..

Quy định về tiêu thức của hóa đơn

>>> Xem thêm: Đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan Thuế 

Hi vọng rằng bài viết trên đã cung cấp đầy đủ thông tin hữu ích về cách sử dụng ký hiệu trên hóa đơn một cách hợp lệ để kế toán và doanh nghiệp có thể sử dụng hóa đơn một cách hiệu quả hơn.

CÔNG TY CP PHẦN MỀM BÁCH KHOA

Địa chỉ: tầng 2 – 561 Nguyễn Bỉnh Khiêm, Hải An, Hải Phòng

Hotline: 0789.322.322

Website: pmbk.vn

Fanpage: Hóa Đơn Bách Khoa

Email: CSKH@pmbk.vn