Những quy định về hóa đơn điện tử doanh nghiệp cần nắm rõ

Những quy định về hóa đơn điện tử năm 2020 giúp doanh nghiệp và kế toán nắm bắt kịp thời, đầy đủ khi triển khai sử dụng hóa đơn điện tử theo nghị định 119/2018/NĐ-CP.

Những quy định về hóa đơn điện tử

Những quy định về hóa đơn điện tử

1. Quy định về lộ trình sử dụng hóa đơn điện tử

Theo quy định tại điều 3 Thông tư 32/2011/TT-BTC cũng nói rõ: Hóa đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hóa và cung ứng dịch vụ. Đối với việc khởi tạo, lập, gửi, lưu trữ, quản lý hóa đơn điện tử sẽ thông qua phương tiện điện tử và đáp ứng các quy định của Bộ tài Chính.
Theo đó, quy định hóa đơn điện tử được các doanh nghiệp áp dụng sẽ diễn ra theo lộ trình. Cụ thể:

Quy định về lộ trình sử dụng hóa đơn điện tử

• Trước ngày 01/11/2018:

Các doanh nghiệp đã thực hiện thông báo phát hành hoặc đăng ký sử dụng Hóa đơn điện tử của Cơ quan Thuế trước ngày này thì vẫn được tiếp tục sử dụng.

• Trước ngày 01/11/2018 – 31/10/2020:

Doanh nghiệp còn hóa đơn giấy thì vẫn tiếp sử dụng cho đến khi hết. Nếu:
– Đến ngày 01/11/2020 mà doanh nghiệp không dùng hết bắt buộc phải hủy hóa đơn giấy để sử dụng sang hóa đơn điện tử.
– Đến trước ngày 01/11/2020 doanh nghiệp đã sử dụng hết hóa đơn giấy thì không được in hóa đơn giấy, mà phải chuyển sang hóa đơn điện tử.
Những doanh nghiệp thành lập từ ngày 01/11/2018 thì bắt buộc phải dùng luôn hóa đơn điện tử.
Doanh nghiệp tại các thành phố lớn như: Hà Nội, Tp.HCM, các đô thị lớn thì phải triển khai sử dụng hóa đơn điện tử trong năm 2019.

• Từ ngày 01/11/2020: Bắt buộc tất cả các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh đều phải sử dụng hóa đơn điện tử.

2. Quy định lập hóa đơn điện tử

Quy định lập hóa đơn điện tử

Theo điều 7 Nghị định 119/2018/NĐ-CP quy định về thời điểm lập hóa đơn điện tử, doanh nghiệp phải lập hóa đơn điện tử vào những thời điểm sau:

• Đối với bán hàng: Thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua (Không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền).
• Đối với cung cấp dịch vụ: Thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ hoặc thời điểm lập hóa đơn cung cấp dịch vụ (Không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền).
• Đối với Giao hàng nhiều lần: Phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ được giao tương ứng cho mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao.

3. Quy định về việc lưu trữ hóa đơn điện tử

Theo quy định tại khoản 1 Điều 11 Thông tư 32/2011/TT-BTC có nêu ra rõ quy định về việc lưu trữ hóa đơn điện tử như sau:
Người bán, người mua hàng hoá, dịch vụ sử dụng hóa đơn điện tử để ghi sổ kế toán, lập báo cáo tài chính phải lưu trữ HĐĐT theo thời hạn quy định của Luật Kế toán. Trường hợp hóa đơn điện tử được khởi tạo từ hệ thống  của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử thì tổ chức trung gian này cũng phải thực hiện lưu trữ HĐĐT theo thời hạn nêu trên.
Người bán, người mua là đơn vị kế toán và tổ chức trung gian cung cấp giải pháp HĐĐT có trách nhiệm lưu trữ dữ liệu để bảo vệ dữ liệu của HĐĐT.
(Có thể sao lưu ra các thiết bị như USB, các loại đĩa cứng, đĩa CD, DVD).

Cũng theo nghị định đã quy định rõ việc hóa đơn điện tử đã lập được lưu trữ phải thỏa mãn các điều kiện sau:

• Nội dung có thể truy cập và tham chiếu sử dụng khi cần thiết.
• Nội dung được lưu trữ trong khuôn dạng mà nó được khởi tạo, gửi, nhận hoặc trong khuôn dạng cho phép thể hiện chính xác nội dung HĐĐT đó.
• Phải được lưu trữ theo một cách thức nhất định (Gồm nguồn gốc khởi tạo, nơi đến, ngày giờ gửi hoặc nhận hóa đơn).

4. Quy định hóa đơn điện tử hợp lệ

Để tránh việc hóa đơn giả, không hợp lệ, Bộ tài Chính cũng đưa ra quy định hóa đơn điện tử hợp lệ. Cụ thể theo khoản 3 điều 3 Thông tư 32/2011/TT-BTC quy định hóa đơn điện tử hợp lệ nếu đồng thời thỏa mãn các điều kiện sau:

• Đảm bảo đủ tính toàn vẹn của thông tin chứa trong HĐĐT từ khi thông tin được tạo ra ở dạng cuối cùng là HĐĐT. Thông tin phải còn đầy đủ và chưa bị chỉnh sửa, thay đổi, trừ những thay đổi về hình thức phát sinh trong quá trình lưu trữ, trao đổi và hiển thị.
• Thông tin chứa trong hóa đơn điện tử có thể truy cập, sử dụng dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết. Phải có các tiêu chí cơ bản như:

+ Thông tin hóa đơn: Gồm mẫu số, ký hiệu, số thứ tự hóa đơn
+ Thông tin người bán, người mua trên hóa đơn: Tên công ty, Địa chỉ, MST
Bên cạnh đó, căn cứ theo Thông tư 32/2011/TT-BTC thì bên cạnh những tiêu chí cơ bản trên thì hóa đơn điện tử hợp lệ phải cần có thêm các tiêu chí sau:

• Bản thể hiện
• Hóa đơn điện tử thì không có liên
• Có chữ ký điện tử
• Mẫu hóa đơn điện tử hợp lệ, hợp pháp
• Hóa đơn điện tử có dạng XML có tính chất pháp lý khi toàn vẹn không bị sửa đổi và kèm theo bản thể hiện định dạng PDF.

Lưu ý về nội dung của hóa đơn điện tử hợp lệ:

• Là hóa đơn được thể hiện bằng tiếng Việt có dấu, đúng chính tả. Trường hợp sử dụng hóa đơn song ngữ thì chữ nước ngoài được viết trong dấu ngoặc đơn () hoặc được viết nhỏ hơn chữ tiếng Việt và đặt ngay dưới dòng tiếng Việt.
• Không nhất thiết hóa đơn điện tử phải có chữ ký điện tử của người mua, dấu của người bán trong các trường hợp: Hóa đơn điện nước, hóa đơn dịch vụ viễn thông, hóa đơn dịch vụ ngân hàng đáp ứng đủ điều kiện tự in.

5. Quy định viết tắt trên hóa đơn

Hóa đơn điện tử cũng được phép sử dụng các từ viết tắt tuy nhiên chỉ được sử dụng viết tắt tại một số danh từ thông dụng trong bảng dưới đây:

Quy định viết tắt trên hóa đơn điện tử

Cũng theo khoản 3 điều 18 Luật Kế toán 2015 quy định:

• Các nội dung về nghiệp vụ trên chứng từ kế toán không được phép viết tắt, không được tẩy xóa hay ửa chữa.
• Những chứng từ có tẩy xóa, sửa chữa sẽ không có giá trị thanh toán và ghi sổ kế toán.
• Khi viết sai chứng từ thì phải hủy bỏ hóa đơn bằng cách gạch chéo vào chứng từ viết sai đố,
• Dùng bút mực để viết hóa đơn, số và chữ viết phải liên tục, không ngắt quãng, chỗ tróng phải gạch chéo.

6. Quy định mẫu hóa đơn điện tử

Còn về mẫu hóa đơn điện tử, Chính phủ cũng quy định mẫu hóa đơn điện tử hợp pháp phải là mẫu hóa đơn đáp ứng được quy tắc viết hóa đơn bên trên và có thời điểm lập hóa đơn rõ ràng. Thời điểm lập hóa đơn được quy định tại Nghị định 119/2018/NĐ-CP như sau:

• Đối với bán hàng: Thời điểm lập hóa đơn điện tử chính là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu tiền hay chưa.
• Đối với cung cấp dịch vụ: Thời điểm lập hóa đơn là lúc hoàn thành việc cung cấp dịch vụ hoặc là thời điểm lập hóa đơn cung cấp dịch vụ, không phân biệt đã thu tiền hay chưa thu tiền.
• Trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc giao theo hạng mục, tiến độ: Hóa đơn được lập sau mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao tương ứng.

7. Quy định về đóng dấu trên hóa đơn

Quy định đóng dấu hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử phải có chữ ký của người bán và dấu của người mua. Tuy nhiên, trong một số trường hợp đặc biệt hóa đơn tử lại không nhất định phải có dấu, chữ ký. Cụ thể, theo điểm b khoản 2 điều 5 Thông tư 119/2014/TT-BTC thì:

• Các doanh nghiệp, tổ chức kinh doanh có thể phát hành, tự tạo, sử dụng hóa đơn, không nhất thiết phải có đóng dấu của người bán, chữ ký của người mua hàng thanh toán: Thanh toán hóa đơn điện tử, nước, mua các thiết bị viễn thông, các dịch vụ viễn thông, các dịch vụ ngân hàng.
• Đối với khách hàng là doanh nghiệp, đơn vị kế toán cần kê khai thuế thì bắt buộc phải ký điện tử hoặc đóng dấu vào hóa đơn điện tử nhận được thì hóa đơn đó mới được coi là hóa đơn hoàn chỉnh và mang tính pháp lý, sử dụng được cơ quan thuế.
• Hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có đóng dấu nếu như doanh nghiệp đó tự đủ điều kiện để tự in hóa đơn.

Trên đây những quy định về hóa đơn điện tử được tổng quát một cách chi tiết nhất cho các ý chính của Nghị định, thông tư đề ra. Nếu doanh nghiệp bạn gặp khó khăn về các quy định cũng như thủ tục chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử, vui lòng liên hệ trực tiếp với chúng tôi theo địa chỉ:

CÔNG TY CP PHẦN MỀM BÁCH KHOA

Địa chỉ: Tầng 2, Toàn nhà 561 Nguyễn Bỉnh Khiêm, Hải An, Hải Phòng
Hotline: 0789.322.322
Website: pmbk.vn
Fanpage: Hóa đơn Bách Khoa
Email: cskh@pmbk.vn