P M B K . V N

Đang tải trang...

Hướng dẫn cách quản lý hóa đơn điện tử hiệu quả trên phần mềm

Mục lục

Bên cạnh việc sử dụng hóa đơn điện tử mang lại hiệu quả cao thì vấn đề quản lý hóa đơn điện tử trên phần mềm cũng được kế toán hết sức quan tâm. Để hỗ trợ kế toán doanh nghiệp, bài viết hôm nay chúng tôi muốn hướng dẫn các cách quản lý hóa đơn trên phần mềm hóa đơn điện tử.

Tầm quan trọng của việc quản lý hóa đơn điện tử

Hóa đơn là những chứng từ quan trọng trên phương diện quản lý tài chính cũng như quản lý Thuế của cơ quan nhà nước, do đó quá trình quản lý hóa đơn luôn được quan tâm hàng đầu trong mỗi doanh nghiệp. Ngày nay, khi chuyển đổi sang hóa đơn điện tử, các chứng từ quan trọng này sẽ được lưu trữ trên phương diện điện tử như máy tính.

Khi đó, cũng như lưu trữ hóa đơn giấy, việc quản lý hóa đơn tốt sẽ giúp doanh nghiệp:

  • Tiết kiệm thời gian, nhân lực, chi phí và các thủ tục hành chính rườm rà
  • Hỗ trợ kế toán tra cứu, tìm kiếm hóa đơn nhanh chóng, chính xác
  • Đảm bảo tính minh bạch cho doanh nghiệp
  • Tránh được mất mát, cháy hỏng hóa đơn
  • Giảm thiểu tình trạng làm giả hóa đơn.

Tầm quan trọng trong quản lý hóa đơn điện tử

Tầm quan trọng quản lý hóa đơn điện tử

Với hóa đơn giấy, việc quản lý hóa đơn luôn tồn tại những bất cập khiến doanh nghiệp tốn không ít thời gian, chi phí, nhân lực mà không đem lại hiệu quả cao. Những bất cập đó sẽ được giải quyết hoàn toàn khi doanh nghiệp áp dụng phần mềm hóa đơn điện tử – Hóa đơn Bách Khoa.

Hướng dẫn các cách để quản lý hóa đơn điện tử hiệu quả với phần mềm Hóa Đơn Bách Khoa

Với Hóa đơn Bách Khoa, kế toán doanh nghiệp có thể quản lý hóa đơn điện tử dễ dàng, tiện lợi qua các tính năng: tải hóa đơn điện tử đã phát hành, tra cứu tìm kiếm và xem báo cáo hóa đơn điện tử.

1. Tải hóa đơn điện tử đã phát hành về máy tính

Khi sử dụng Hóa đơn Bách Khoa, các dữ liệu thông tin luôn được lưu trữ trực tuyến trên hệ thống phần mềm được cam kết an toàn và bảo mật. Tuy nhiên, theo mục đích lưu trữ hóa đơn của từng doanh nghiệp, kế toán có thể tải hóa đơn đã phát hành về máy tính.

Để tải hóa đơn điện tử đã phát hành về máy, hãy chắc chắn rằng máy tính của bạn đã được cài đặt định dạng đọc file XML hoặc PDF.

Với Hóa đơn Bách Khoa, kế toán có thể tải hóa đơn điện tử về máy tính lưu trữ theo các bước sau:

Bước 1: Vào phân hệ Nghiệp vụ

Bước 2: Chọn tab Hóa đơn

Bước 3: Vào mục Đã ký: chương trình lấy lên danh sách các hóa đơn điện tử đã được ký duyệt xong. (Hoặc có thể chọn các mục khác như: Chưa duyệt, yêu cầu duyệt, đã duyệt, đánh dấu: chương trình sẽ lấy lên danh sách hóa đơn điện tử có trạng thái tương ứng).

Tải hóa đơn điện tử đã phát hành

Các bước tải hóa đơn điện tử đã phát hành

Bước 4: Tại mục Thao tác nhấn Xem hóa đơn cần tải về. Khi đó, hãy kiểm tra xem đúng hóa đơn cần lưu trữ trên máy tính hay không trước khi tải về.

Bước 5: Nhấn biểu tượng download và lưu hóa đơn vào thư mục trên máy tính.

Tải hóa đơn điện tử đã phát hành

Tải hóa đơn điện tử đã phát hành

Bước 6: Mở thư mục lưu hóa đơn vừa tải về máy để lấy thông tin hóa đơn điện tử đã phát hành cần lưu trữ.

2. Tra cứu, tìm kiếm hóa đơn điện tử

Chức năng này cho phép kế toán doanh nghiệp có thể tra cứu, tìm kiếm hóa đơn điện tử ngay trên phần mềm nhằm phục vụ công tác quản lý.

Tìm kiếm hóa đơn điện tử

Tìm kiếm hóa đơn điện tử

Bước 1: Tại mục TÌM KIẾM, kế toán có thể gõ các thông tin tìm kiếm như số hóa đơn, khách hàng

Hoặc có thể tìm kiếm theo khoảng thời gian từ ngày … đến ngày…hóa đơn đã lập.

Bước 2: Nhấn tìm kiếm

Khi đó, phần mềm sẽ trả về kết quả hóa đơn có cùng một hoặc nhiều tiêu chí tìm kiếm.

3. Xem báo cáo hóa đơn điện tử

Tính năng này cho phép kế toán, nhà quản trị xem các báo cáo thống kê liên quan đến hoạt động quản lý hóa đơn điện tử tại đơn vị:

  • Thống kê biểu đồ: Thống kê chi tiết giá trị hóa đơn đã bán ra trong năm, số hóa đơn hàng tháng, số hóa đơn đã bán ra trong năm, tổng số hóa đơn được sử dụng, tổng số khách hàng tiếp nhận hóa đơn điện tử. Theo đó, các thống kê hóa đơn sẽ được thể hiện chi tiết trên biểu đồ theo đơn vị tính hàng tháng /hàng tuần.

Báo cáo thống kê biểu đồ

Báo cáo thống kê biểu đồ

  • Bảng kê hàng hóa bán ra: Báo cáo thống kê các đơn hàng đã phát hành tại đơn vị bán hàng, cung cấp thông tin chi tiết về các đơn hàng đã bán trong kỳ như: Khách hàng, mặt hàng, doanh số, thuế suất, thuế GTGT,…

Bảng kê hàng hóa bán ra

Bảng kê hàng hóa bán ra

Trên đây là những chia sẻ về cách quản lý hóa đơn điện tử hiệu quả mong rằng sẽ giúp kế toán doanh nghiệp giúp bạn quản lý các thông tin về các hóa đơn cho doanh nghiệp của mình một cách hiệu quả. Đặc biệt với những ai phải quản lý toàn bộ thông tin, hóa đơn liên quan đến doanh nghiệp, các đối tác làm ăn. Nếu bạn có thắc mắc về các hướng dẫn quản lý trên, vui lòng liên hệ với chúng tôi theo địa chỉ:

CÔNG TY CP PHẦN MỀM BÁCH KHOA

Địa chỉ: tầng 2 – số 561 Nguyễn Bỉnh Khiêm, Đằng Hải, Hải An, Hải Phòng

Hotline: 0789.322.322

Email: cskh@pmbk.vn

Fanpage: Hóa đơn Bách Khoa

Website: pmbk.vn

Từ khóa

BÀI VIẾT LIÊN QUAN

ĐĂNG KÝ NHẬN BẢN TIN


    BÀI VIẾT NỔI BẬT