Hướng Dẫn Chi Tiết Cách Kiểm Tra Hóa Đơn Điện Tử

Ở một số doanh nghiệp họ phải xuất với số lượng lớn hóa đơn liên tục khiến cho việc kiểm soát toàn bộ hóa đơn trở nên khó khăn. Bài viết dưới đây Phần Mềm Bách Khoa sẽ hướng dẫn bạn cách kiểm tra hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp nắm được những công việc quan trọng để kiểm tra thông tin.

Nguyên tắc tra cứu hóa đơn điện tử hợp lệ

Có 5 nguyên tắc mà doanh nghiệp cần phải nắm rõ trong quá trình tra cứu hóa đơn điện tử cụ thể:

Căn cứ vào điều 28, nghị định 119/2018/NĐ – CP quy định về sử dụng hóa đơn điện tử, việc tra cứu hóa đơn điện tử được quy định như sau:

 

Nguyên tắc tra cứu hóa đơn điện tử

Cách kiểm tra hóa đơn điện tử có mã xác thực

Hóa đơn xác thực là hóa đơn được cấp mã bởi cơ quan Thuế, được quản lý trực tiếp trên hệ thống của cơ quan thuế.

Để kiểm tra loại hóa đơn này, doanh nghiệp truy cập trang chủ của Tổng cụ Thuế theo địa chỉ sau: https://laphoadon.gdt.gov.vn/xmhd/exploit.

Cách kiểm tra hóa đơn điện tử

Sau đó, điền đầy đủ các thông tin yêu cầu vào để kiểm tra và bấm tra cứu hóa đơn.

Cách kiểm tra hóa đơn điện tử không có mã xác thực

Mã xác thực là một chuỗi ký tự đặc biệt được mã hóa do chính Tổng cục Thuế cung cấp giúp bảo vệ hóa đơn không bị thất lạc cũng như chứng nhận được sự tồn tại của hóa đơn đó.

Tuy nhiên, đối với một số trường hợp đặc biệt thì doanh nghiệp sẽ sử dụng hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan Thuế khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, không phân biệt trả tiền hay chưa. Khi đó, sẽ có 2 cách kiểm tra hóa đơn điện tử không có mã xác thực như sau:

–          So sánh ngay với các mẫu hóa đơn có mã xác thực. Những trường hợp nào không giống hình ảnh thì sẽ là hóa đơn không có mã xác thực.

–          Cách 2: Khách hàng kiểm tra số hóa đơn xác thực in trên hóa đơn (Gồm 15 ký tự số; 64 ký tự chữ mã xác thực và 2 mã vạch). Nếu đầy đủ các chi tiết trên thì hóa đơn có mã xác thực, còn không thì là ngược lại, hóa đơn không có mã xác thực.

Cách kiểm tra thông báo phát hành hóa đơn điện tử

Cũng tương tự như hóa đơn giấy, doanh nghiệp muốn chuyển đổi sử dụng sang hóa đơn điện tử thì cũng phải trải qua quá trình thông báo phát hành hóa đơn điện tử.

 >>> Xem ngay: Thủ tục phát hành hóa đơn điện tử

Tuy nhiên, sau khi nộp xong thông báo phát hành hóa đơn điện tử, kế toán, doanh nghiệp cần phải vào kiểm tra xem đã được phát hành hay chưa trước khi sử dụng. Quá trình kiểm tra thường được diễn ra sau 2 ngày kể từ ngày nộp thông báo phát hành.

Cách kiểm tra thông báo phát hành hóa đơn điện tử như sau:

+ Truy cập trang web tracuuhoadon.gdt.gov.vn

+ Tại mục “Thông tin thông báo phát hành” chọn “Hóa đơn”, “Tổ chức, cá nhân”. Màn hình sẽ hiện ra như ảnh dưới:

 

Website kiểm tra hóa đơn điện tử

+ Nhập đầy đủ thông tin cho mục “Tham số tra cứu” và nhấn “Tìm Kiếm”. Khi đó, kết quả tra cứu sẽ hiện ra các thông tin:

• Mã/ Tên đơn vị phát hành
• Trạng thái hoạt động: Là trạng thái hoạt động hoặc tạm ngưng hoạt động của Người nộp Thuế;
• Địa chỉ trụ sở chính
• Cơ quan thuế Quản lý;
• Ngày phát hành: Khi đó click vào “Ngày phát hành” sẽ cho phép kết nối xem thông tin chi tiết Thông báo phát hành hóa đơn.

+ Chọn ngày phát hành hóa đơn bất kỳ, mọi thông tin của 1 thông báo phát hành hóa đơn sẽ được hiện thị chi tiết: Thông tin đơn vị phát hành và Chi tiết kết quả tra cứu.

Kiểm tra thông tin hóa đơn điện tử

Quá trình kiểm tra lại các thông tin hóa đơn điện tử cũng diễn ra tương tự như bước kiểm tra thông báo phát hành hóa đơn. Cụ thể:

+ Truy cập trang web tracuuhoadon.gdt.gov.vn

+ Tại mục “Thông tin hóa đơn, biên lai” chọn “Hóa đơn” và “Tra cứu một hóa đơn”.

+ Tiếp tục điền các thông tin vào ô trống sau đó nhấn “Tìm Kiếm”.

+ Kết quả tra cứu thông tin hóa đơn điện tử gồm các nội dung:

           – Người bán HHDV

           – Địa chỉ

           – Trạng thái hoạt động

           – Cơ quan thuế quản lý.

Từ kết quả tra cứu trên, bạn có thể kiểm tra được doanh nghiệp xuất hóa đơn đó còn đang hoạt động hay không và qua đó xác định được tính hợp pháp của hóa đơn.

Trên đây là hướng dẫn chi tiết cách kiểm tra hóa đơn điện tử, hy vọng rằng những thông tin cần thiết và bổ ích dưới đây sẽ giúp ích cho bạn. Mọi thắc mắc về hóa đơn điện tử, bạn có thể liên hệ trực tiếp với chúng tôi để được tư vấn nhanh nhất: