25 Th3
Một trong những ưu điểm vượt trội của hóa đơn điện tử so với hóa đơn giấy là khả năng bảo quản và lưu trữ dưới dạng dữ liệu điện tử. Tuy nhiên trong quá trình sử dụng, doanh nghiệp cần nắm vững một số điều cần thiết khi lưu hóa đơn điện tử.
Những điều bạn cần biết khi lưu hóa đơn điện tử
Lưu hóa đơn điện tử là gì?
Khác với hóa đơn giấy, hóa đơn điện tử là dạng dữ liệu được lưu trữ trên máy tính, có khả năng thay đổi, lưu trữ, chuyển tiếp linh động và nhanh chóng. Hóa đơn điện tử bao gồm ít nhất 2 file luôn đi cùng nhau là bản thể hiện của hóa đơn (file PDF) và file dữ liệu hóa đơn (phổ biến nhất là file XML)
Trong đó:
- Bản thể hiện của hóa đơn (file PDF) là file thể hiện nội dung kinh tế nghiệp vụ của hóa đơn điện tử, có dạng như một tờ hóa đơn thông thường, tuy nhiên do chỉ là bản thể hiện của file XML nên file PDF hoặc bản in này KHÔNG CÓ GIÁ TRỊ PHÁP LÝ
- File dữ liệu hóa đơn (file XML) là file chứa dữ liệu của toàn bộ hóa đơn, file CÓ GIÁ TRỊ PHÁP LÝ khi chưa bị sửa đổi.
Hóa đơn điện tử được lưu trữ với điều kiện như thế nào?
Tại Khoản 2 Điều 11 Thông tư số 32/2011/TT-BTC quy định: “Lưu hóa đơn điện tử dưới dạng thông điệp dữ liệu, cần thỏa mãn các điều kiện như sau:
Điều kiện lưu hóa đơn điện tử
Cách lưu hóa đơn điện tử theo đúng quy định
Căn cứ theo Khoản 1 Điều 11 Thông tư 32/2011/TT-BTC thì để lưu giữ hoá đơn điện tử cần tiến hành như sau:
- Người bán, người mua hàng hóa, dịch vụ sử dụng hóa đơn điện tử để ghi sổ kế toán. Lập báo cáo tài chính phải lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn quy định của Luật Kế toán. Trường hợp hóa đơn điện tử được khởi tạo từ hệ thống của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử. Thì tổ chức trung gian này cũng phải thực hiện lưu trữ hóa đơn điện tử theo thời hạn nêu trên (cách lưu trữ hóa đơn điện tử)
- Người bán, người mua là đơn vị kế toán và tổ chức trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử có trách nhiệm sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin. Ví dụ như: bút nhớ (đĩa flash USB); đĩa CD và DVD; đĩa cứng gắn ngoài; đĩa cứng gắn trong) hoặc thực hiện sao lưu trực tuyến.
Thời hạn lưu hóa đơn điện tử ?
Theo quy định của cơ quan Thuế, sau khi khởi tạo, thời gian lưu hóa đơn điện tử phải theo quy định của Luật Kế toán, thường là 10 năm. Đối với hóa đơn điện tử, việc mất, rách hay cháy là khó có thể xảy ra như đối với hóa đơn giấy.
Một vài chú ý khi lưu hóa đơn điện tử
Đối với hóa đơn giấy tự in hoặc đặt in, nếu lưu trữ không cẩn thận sẽ dễ dẫn đến tình trạng mất thông tin do cháy, nổ, ẩm mốc, ướt,… Đối với hóa đơn điện tử thì việc mất dữ liệu cho cháy nổ khó có thể xảy ra, tuy nhiên vì là dữ liệu lưu trên máy tính nên sẽ có các vấn về liên quan đến máy tính. Máy tính có thể bị mất dữ liệu, bị xóa, dữ liệu bị lỗi khi có các chương trình virus xâm nhập, gây treo hệ thống, không thể truy xuất thông tin. Để giải quyết, ta cần lưu trữ các bản sao hóa đơn điện tử trên nhiều ổ cứng khác nhau, lưu trên bộ nhớ đám mây.
Một vài chú ý khi lưu hóa đơn điện tử
Hy vọng sau bài viết này, mọi người sẽ có thêm kiến thức về việc lưu hóa đơn điện tử. Mọi thắc mắc các bạn xin để lại comment bên dưới bài viết hoặc liên hệ trực tiếp với chúng tôi theo hotline 0789.322.322
Mọi chi tiết xin vui lòng liên hệ:
CÔNG TY CP PHẦN MỀM BÁCH KHOA
Địa chỉ: tầng 2 – 561 Nguyễn Bỉnh Khiêm, Hải An, Hải Phòng
Hotline: 0789.322.322
Website: pmbk.vn
Fanpage: Hóa Đơn Bách Khoa
Email: CSKH@malware.example.com
