13 Th5
Trong quá trình sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử, sẽ có lúc bạn gặp phải các lỗi, vấn đề làm ảnh hưởng đến quá trình xuất hóa đơn. Với mong muốn hỗ trợ khách hàng trong quá trình sử dụng, hôm nay chúng tôi sẽ đưa ra các lỗi thường gặp khi dùng hóa đơn điện tử và cách sửa lỗi.
Các lỗi thường gặp khi dùng hóa đơn điện tử
Các lỗi thường gặp khi dùng hóa đơn điện tử và cách xử lý
1. Lỗi không đọc được hóa đơn điện tử
Tính đến thời điểm này, rất nhiều doanh nghiệp còn khá khó khăn trong việc thực hiện hóa đơn điện tử. Rất nhiều thắc mắc “Làm gì khi không đọc được hóa đơn điện tử? Không mở xem được file xml? Cách mở hóa đơn điện tử….?”
Lỗi không đọc được hóa đơn điện tử
Để đọc được hóa đơn điện tử sau khi tải về máy tính, kế toán doanh nghiệp tiến hành xử lý theo các bước sau:
- Giải nén file .zip vừa tải về
- Vào thư mục vừa được giải nén, chuột phải vào file hóa đơn có đuôi .xml
- Chọn Open With/ Internet Explorer (IE). Trong trường hợp IE không hiển thị thì chọn Browse để tìm IE.
- Chọn mở thành công, hóa đơn sẽ tự động hiển thị lên cho doanh nghiệp xem.
Theo đó, để đọc được hóa đơn điện tử nhanh nhất, không phải thực hiện nhiều bước, máy tính của kế toán cần cài đặt thêm các chương trình như:
– Chương trình giải nén Winrar hoặc dùng tính năng giải nén của Windows dùng để giải nén file nén .zip.
– Chương trình đọc file PDF có thể là Adobe Reader, Foxit Reader,… để xem hóa đơn chuyển đổi dưới dạng file PDF.
2. Lỗi không in được hóa đơn điện tử
Có rất nhiều trường hợp kế toán không in được hóa đơn điện tử. Với trường hợp này không ít người không biết phải làm như thế nào để có thể in hóa đơn sử dụng theo mục đích mình cần. Vậy phải xử lý trường hợp này thế nào?
Lỗi không in được hóa đơn điện tử
Cách xử lý:
- Kiểm tra quy trình in hóa đơn
Với mỗi dịch vụ hóa đơn điện tử thì hệ thống sẽ có quy trình để thực hiện in hóa đơn riêng. Để đảm bảo quy trình in hóa đơn thuận lợi, kế toán doanh nghiệp phải đảm bảo các bước trong quy trình mà hệ thống đưa ra.
Đối với trường hợp không in được hóa đơn thì người dùng cần kiểm tra xem liệu các bước in hóa đơn mà mình thực hiện có thực sự đảm bảo đúng theo hệ thống yêu cầu hay chưa.
- Định dạng hóa đơn
Việc định dạng hóa đơn không tương thích với hệ thống máy tính cũng ảnh hưởng đến quá trình in ấn hóa đơn.
Hóa đơn điện tử dù là mở online hay tải về mở offline thì vẫn có giá trị pháp lý. Để đảm bảo an toàn thông tin trên hóa đơn và để đọc hay xem hóa đơn thì máy tính phải được cài đặt thêm các chương trường đọc, xem hóa đơn tương thích. Có như vậy thì hoạt động xem hóa đơn để in mới thực hiện được.
Do đó, trong trường hợp này, kế toán cần tải các phần mềm tương thích với định dạng của hóa đơn tải về để xem và in hóa đơn được như mong muốn.
3. Lỗi không ký được hóa đơn điện tử
Nhiều kế toán doanh nghiệp vẫn loay hoay khi không biết xử lý lỗi khi không ký được hóa đơn điện tử. Nguyên nhân có thể là do môi trường cài đặt extension và plugin hoặc USB token chưa được cắm vào máy tính.
Lỗi không ký được hóa đơn điện tử
Cách xử lý:
Kiểm tra thiết bị chữ ký số vào máy tính qua cổng kết nối USB. Tốt hơn hết, hãy liên hệ trực tiếp với đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử để được hỗ trợ nhanh nhất.
4. Lỗi không nộp được mẫu hóa đơn qua mạng
Trong nghiệp vụ kế toán có những lúc bắt gặp những trường hợp lỗi khi ô chọn tệp tờ khai không nổi lên hoặc có nổi nhưng không click vào không được để chọn và nộp mẫu hóa đơn qua mạng.
Lỗi không nộp được mẫu hóa đơn qua mạng
Nếu gặp phải lỗi này, kế toán liên hệ ngay với bộ phận hỗ trợ của đơn vị cung cấp phần mềm để được khắc phục tốt nhất.
Trên đây là tổng các lỗi thường gặp khi dùng hóa đơn điện tử và cách xử lý nhanh nhất. Nếu trong quá trình sử dụng còn gặp phải bất cứ lỗi nào, hãy liên hệ ngay với bộ phận hỗ trợ của đơn vị cung cấp phần mềm để được khắc phục tốt nhất. Sẽ thật tuyệt vời khi chúng tôi nhận được phản hồi, đóng góp tích cực của bạn về phần mềm “Hóa đơn Bách Khoa”. Những đóng góp của bạn sẽ giúp chúng tôi có thể phát triển phần mềm ngày một tốt hơn nữa.
Mọi đóng góp hay cần hỗ trợ, xin liên hệ:
Địa chỉ: Tầng 3 – Tòa nhà Định Vị Bách Khoa số 561 Nguyễn Bỉnh Khiêm, P.Đằng Hải, Q.Hải An, Tp.Hải Phòng
Hotline: 0789.322.322
Website: pmbk.vn
Email: phanmembachkhoa@pmbk.vnChúng tôi luôn ở đây vì bạn, tất cả sẵn sàng giúp đỡ bạn!
