16 Th6
Đến nay, hóa đơn điện tử đang dần được sử dụng rộng rãi tại các doanh nghiệp kể từ khi Nghị định 119/2018/NĐ-CP ban hành. Bên cạnh những bước lập – xuất hóa đơn thì lưu trữ hóa đơn điện tử cũng cần được quan tâm và làm đúng theo quy định. Vậy cách lưu trữ hóa đơn ra sao? Bên mua lưu trữ hóa đơn điện tử như thế nào? Mời các bạn tìm hiểu trong bài viết dưới đây.
Bên mua lưu trữ hóa đơn như thế nào?
Hóa đơn điện tử lưu trữ như thế nào?
Theo khoản 1 điều 11 Thông tư 32/2011 về hóa đơn điện tử thì quá trình lưu trữ hóa đơn điện tử là một hành động sao chép, coppy toàn bộ dữ liệu, nội dung, hóa đơn bán – xuất vào các thiết bị mang tin như USD, Đĩa CD…
Việc lưu trữ hóa đơn điện tử được quy định như sau:
Người bán và người mua hàng hóa sử dụng hóa đơn điện tử phải lưu trữ hóa đơn theo quy định của Luật kế toán. Trường hợp doanh nghiệp được lập thông qua cơ sở cung cấp trung gian thì cơ sở này phải có trách nhiệm lưu trữ, sao lưu dữ liệu của hóa đơn ra các vật mang tin như đĩa CD, VCD, USB, đĩa cứng,…để bảo vệ dữ liệu, thông tin của hóa đơn.
Quy định về lưu trữ hóa đơn điện tử
Như vậy, việc lưu trữ hóa đơn điện tử giúp đảm bảo được tính an toàn, tránh được các rủi ro về mất mát, virut xâm nhập, lỗi ổ cứng hay tránh được tình trạng làm giả hóa đơn thường gặp ở hóa đơn giấy.
Bên mua lưu trữ hóa đơn điện tử như thế nào?
Bên mua lưu trữ hóa đơn điện tử như thế nào? Hay nói cách khác Cách lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào như thế nào?
Đối với bên mua thường nhận được hóa đơn điện tử được lưu dưới dạng file .XML
Bên mua hàng sẽ không cần phải lưu trữ hóa đơn điện tử mà có thể tra cứu trực tiếp thông qua web mà bên bán hàng cung cấp dưới dạng file .xml. Tuy nhiên, nếu người mua muốn cẩn thận hơn có thể tải hóa đơn về dưới dạng zip và tiến hành lưu trữ.
Trường hợp bên mua có nhu cầu lưu trữ dưới dạng hóa đơn giấy thì bên bán sẽ tiến hành in 1 bản chuyển đổi, đóng dấu, ký và gửi cho bên mua theo đúng yêu cầu.
Lưu trữ hóa đơn đầu vào
Cách lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào như sau:
– Lưu vào một email riêng (Email này gửi cho bên bán để bên bán gửi hóa đơn điện tử). Email này được cấu hình chuyển tiếp về mail của Giám đốc, đảm bảo an toàn khi nhân sự nghỉ việc mang theo password.
– Lưu email nhận đó tại một thư mực trên Google Driver
– Khi nhận được Email thì bên bán có thể tải xuống lưu trữ tại các thư mục trên máy tính với tên file tương ứng với MST – Tên người bán – Số hóa đơn.
– Kiểm tra hóa đơn và cập nhật thông tin trên tờ hóa đơn vào file Excel gồm các nội dung:
- Mã số thuế người bán
- Trang web tra cứu, mã tra cứu.
- Chèn linh trỏ về hóa đơn để tiện mở ra khi cần
– Upload lưu trữ lên thư mục trên Google Driver theo tháng/năm.
Cách lưu trữ hóa đơn điện tử đầu ra
Với hóa đơn điện tử đầu ra, khách hàng có thể lưu trữ dưới dạng file .xml. Tuy nhiên, ở một số trường hợp thì người dùng có thể in ra thành văn bản giấy để dễ dàng hạch toán và lưu trữ.
Lưu trữ hóa đơn đầu ra
Cách lưu trữ hóa đơn điện tử đầu ra như sau:
– Thực hiện lập, ký hóa đơn điện tử và gửi trước cho khách hàng để tránh sai sót.
– Sau khi đã kiểm tra xong, tiến hành lưu trữ hóa đơn vào một thư mục trên máy tính, đồng thời gửi hóa đơn vào email của công ty.
– File lưu dưới dạng file excel với các thông tin cần cập nhật như: Tên khách hàng, MST, Số tiền trước thuế, Sau thuế, Mã tra cứu, và link hóa đơn
– Định kỳ 1 tuần, 1 tháng sao lưu dữ liệu lên Google Driver hoặc thiết bị mang tin như USB, Đĩa cứng, đĩa CD….để lưu trữ.
Theo quy định của Luật kế toán thì nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử sẽ lưu trữ hóa đơn điện tử với thời hạn 10 năm.
Cách chuyển đổi lưu trữ hóa đơn điện tử
Ở một số trường hợp, bên bán hoặc bên mua có nhu cầu chuyển đổi lưu trữ hóa đơn điện tử sang hóa đơn điện tử thì bên bán có thể chuyển đổi duy nhất 01 lần sang hóa đơn giấy để chứng minh về xuất xứ, nguồn gốc của hàng hóa. Hóa đơn điện tử chuyển đổi phải đảm bảo chính xác về nội dung và thực hiện theo các quy định của Luật Kế toán và các Thông tư, nghị định.
Để tìm hiểu chi tiết các thông tin, Doanh nghiệp có thể liên hệ với chúng tôi qua số Hotline 0789.322.322 (Miễn Phí ) hoặc truy cập website: pmbk.vn.
Trên đây chúng tôi đã cung cấp cho khách hàng những thông tin cần thiết về việc lưu trữ hóa đơn, cũng như giải đáp câu hỏi bên mua lưu trữ hóa đơn điện tử như thế nào. Hy vọng rằng bài viết đã giúp bạn nắm bắt được những thông tin cần thiết trong quá trình sử dụng hóa đơn.
Chúc quý công ty thành công!
