19 Th5
Thời gian bắt buộc triển khai hóa đơn điện tử là rất cụ thể và rõ ràng. Tuy nhiên, vì nhiều lý do mà không ít doanh nghiệp vẫn luôn gặp phải sai lầm dẫn tới những rủi ro không mong muốn. Bài viết dưới đây, xin chỉ ra 4 sai lầm phổ biến trong quá trình triển khai, áp dụng hóa đơn điện tử để doanh nghiệp có thể kịp thời nắm bắt.
- Không hiểu rõ các quy định về hóa đơn điện tử
Không nắm rõ các quy định về hóa đơn điện tử là một trong những sai lầm khá phổ biến khi doanh nghiệp chưa trang bị cho mình một thói quen hiểu biết về Luật.
Việc doanh nghiệp không nắm vững các quy định khi triển khai hóa đơn điện tử, rất có thể gặp phải những rủi ro khôn lường như sau:
- Không kịp hóa đơn điện tử để sử dụng khiến doanh nghiệp chậm trễ trong quá trình chuyển đổi.
- Việc chuyển đổi sang hóa đơn điện tử diễn ra không hiệu quả do không nắm vững các hướng dẫn của Bộ Tài Chính.
- Doanh nghiệp thực hiện sai quy định, gặp các vấn đề, rắc rối về mặt pháp lý, có thể bị phạt cảnh cáo hoặc các hình thức phạt khác nặng hơn, gây tổn thất nặng nề về kinh tế, ảnh hưởng đến uy tín và quá trình hoạt động của doanh nghiệp.
-
Đợi hết hóa đơn giấy mới đăng ký hóa đơn điện tử
Nguyên nhân khiến một số doanh nghiệp trì hoãn đăng ký hóa đơn điện tử là muốn tận dụng hết số hóa đơn giấy đã đặt in. Tuy nhiên, nếu cứ chờ đợi hết hóa đơn giấy mới áp dụng triển khai hóa đơn điện tử thì người gặp khó khăn đầu tiên chính là bộ phận kế toán.
Bởi lẽ, vừa phải nghiên cứu lại các quy định mới về hóa đơn điện tử, vừa phải học cách làm quen với các nghiệp vụ trên phần mềm hóa đơn điện tử sẽ khiến kế toán thiếu sự nhanh nhẹn, chính xác trong thao tác. Công việc cũng vì thế mà chậm tiến độ và gây áp lực cho người làm kế toán.
Sai lầm trên có thể là do doanh nghiệp chưa nắm rõ quy định sử dụng song song các hình thức loại hình hóa đơn tại Khoản 3 Điều 7 Thông Tư 32/2011/TT-BTC, có hiệu lực đến 31/10/2020:
“Tổ chức kinh doanh có thể đồng thời tạo nhiều hình thức hóa đơn khác nhau (hóa đơn tự in, hóa đơn đặt in, hóa đơn điện tử) và phải thực hiện thông báo phát hành từng hình thức hóa đơn theo quy định.”
Với quy định này, doanh nghiệp hoàn toàn có thể sử dụng song song hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy đến 31/10/2020. Cách thức này vừa đảm bảo không bỏ phí số hóa đơn giấy đã in, vừa là cơ hội để doanh nghiệp tiếp cận và làm quen với hóa đơn điện tử.
-
Lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử chỉ quan tâm giá rẻ
Một trong các tiêu chí hàng đầu của doanh nghiệp khi lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử là giá rẻ. Tuy nhiên, nếu chỉ căn cứ vào mức giá gói hóa đơn rẻ nhất để lựa chọn thì có thể doanh nghiệp sẽ gặp rất nhiều rủi ro:
- Phát sinh chi phí từ những dịch vụ cộng thêm: phí tích hợp, phí thiết kế mẫu, phí cài đặt trên nhiều máy tính,….
- Rò rỉ thông tin, lưu trữ khó khăn do lựa chọn nhà cung cấp giá rẻ nhưng không có uy tín và không đáp ứng được hệ thống lưu trữ bảo mật.
- Không được hỗ trợ kịp thời chính xác do nhiều nhà cung cấp giá rẻ không đủ nguồn nhân lực hoặc không đủ kinh nghiệm hỗ trợ.
Do đó, bên cạnh tiêu chí về giá, doanh nghiệp lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử cần cân nhắc thêm các yếu tố khác như: uy tín và kinh nghiệm triển khai của nhà cung cấp, mức độ đáp ứng quy định về hóa đơn điện tử của phần mềm hay tiêu chuẩn bảo mật của hệ thống lưu trữ.
- Xem nhẹ vấn đề lưu trữ hóa đơn
Khi đưa toàn bộ dữ liệu lên hệ thống trực tuyến, vấn đề an toàn bảo mật dữ liệu là vô cùng quan trọng mà mọi doanh nghiệp cần hết sức lưu ý. Đặc biệt đây là những thông tin liên quan đến tình hình Tài chính – Kế toán của doanh nghiệp. Tuy nhiên, rất nhiều doanh nghiệp vẫn khá thờ ơ với vấn đề này.
Do đó, khi lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần lưu ý đến các giải pháp của nhà cung cấp đảm bảo được việc lưu trữ hóa đơn điện tử được an toàn, bảo mật.
Một phần mềm hóa đơn điện tử an toàn, bảo mật tốt cần đáp ứng được 4 tiêu chí cốt lõi sau:
- Hệ thống sao lưu trực tuyến đủ lớn đáp ứng theo quy định về lưu trữ hóa đơn của Luật kế toán;
- Công nghệ bảo mật đạt các tiêu chuẩn do tổ chức uy tin kiểm chứng;
- Có biện pháp dự phòng khắc phục sự cố, khôi phục dữ liệu;
- Có kinh nghiệm triển khai hệ thống kết nối, trao đổi dữ liệu điện tử giữa các phần mềm với nhau hoặc giữa các doanh nghiệp, tổ chức với nhau.
Do vậy, an toàn bảo mật là vấn đề then chốt và ảnh hưởng trực tiếp đến doanh nghiệp. Việc xem thường bảo mật dữ liệu là sai lầm nghiêm trọng và dễ dẫn tới những hậu quả khó đo đếm được.
Khách hàng có nhu cầu dùng thử MIỄN PHÍ phần mềm hóa đơn điện tử của HÓA ĐƠN BÁCH KHOA vui lòng liên hệ Hotline 0789 322 322
Địa chỉ: Tầng 3 – Tòa nhà Định Vị Bách Khoa số 561 Nguyễn Bỉnh Khiêm, P.Đằng Hải, Q.Hải An, Tp.Hải Phòng
Hotline: 0789.322.322
Website: pmbk.vn
Email: phanmembachkhoa@pmbk.vn
