Cách Lưu Trữ Hóa Đơn Điện Tử Hợp Lệ

Cách lưu trữ hóa đơn điện tử có gì khác biệt so với cách lưu trữ hóa đơn giấy thông thường. Các thông tư, nghị định nào quy định việc lưu trữ hóa đơn điện tử hợp lệ. Bài viết dưới đây sẽ hỗ trợ kế toán về phương pháp lưu trữ hóa đơn điện tử đúng quy định

Lưu trữ hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử lưu trữ là gì?

Có thể hiểu đơn giản hóa đơn điện tử lưu trữ là một hình thức sao chép toàn bộ các nội dung, dữ liệu hóa đơn vào các thiết bị lưu trữ như USD, đĩa CD,… nhằm đảm bảo an toàn, bảo mật và lưu giữ dữ liệu của hóa đơn điện tử.

Hóa đơn điện tử lưu trữ

Tại sao phải lưu trữ hóa đơn điện tử?

Cơ quan Thuế quy định hóa đơn sau khi được khởi tạo cần phải lưu trữ theo thời hạn quy định của Luật Kế toán, thông thường lưu trữ là 10 năm.

Trước đây, khi sử dụng hóa đơn giấy, các doanh nghiệp thường gặp phải các tình trạng mất dữ liệu do bị cháy, hỏng bởi dữ liệu lưu trữ ở dạng giấy. Nhưng khi sử dụng hóa đơn điện tử thì tình trạng ấy khó có thể xảy ra.

Tuy nhiên, các doanh nghiệp cũng cần phải dự phòng dữ liệu bị mất do virus xâm nhập, hoặc hỏng ổ cứng máy tính bằng cách lưu trữ hóa đơn điện tử ở nơi khác. Đó là lý do chính đáng để các doanh nghiệp cần thiết phải lưu trữ hóa đơn điện tử.

Các điều kiện lưu trữ hóa đơn điện tử hợp lệ

Hiện nay, bất kỳ một hoạt động nào cũng đều phải trải qua những nguyên tắc cơ bản của nó, và việc lưu trữ hóa đơn cũng vậy. Để đảm bảo lưu trữ hóa đơn điện tử hợp lệ thì cần phải THỎA MÃN ĐIỀU KIỆN cần thiết sau đây:

• Đáp ứng cơ sở pháp lý được quy định tại Thông tư 32/2011/TT-BTC ngày 14/03/2011.
• Tuân theo quy định về hóa đơn bán hàng, cung ứng dịch vụ được quy định tại Thông tư 39/2014/TT-BTC hướng dẫn quy định về Hóa đơn theo Nghị định 51.
• Nội dung hóa đơn phải đảm bảo chính xác, đáp ứng đầy đủ thông tin theo quy định để dễ dàng truy cập hay tham chiếu trong trường hợp cần thiết.
• Có hình thức giống với khuôn dạng theo mẫu ban hành và nội dung như hóa đơn điện tử được lập hay gửi đi để thể hiện chính xác tuyệt đối của hóa đơn cũng như bảo đảm chất lượng công việc.
• Hóa đơn điện tử được lưu trữ phải được thực hiện theo trình tự chặt chẽ, có đầy đủ các thông tin về ngày, giờ, người khởi tạo khi tiến hành khởi tạo và thiết lập đúng theo quy trình.

Điều kiện lưu trữ hóa đơn điện tử

Cách định dạng lưu trữ hóa đơn điện tử

Ngoài đáp ứng các điều kiện trên, khi lưu trữ hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần phải lưu song song 2 file PDF và XML . Trong đó:

–          File XML: là file dữ liệu hóa đơn chứa dữ liệu của toàn bộ hóa đơn nó có giá trị pháp lý khi chưa bị sửa đổi.

–          File PDF : là bản thể hiện của hóa đơn: Thể hiện toàn bộ nội dung nghiệp vụ của hóa đơn điện tử. Tuy nhiên file PDF không có giá trị pháp lý do chỉ là bản thể hiện của file XML.

Cách lưu trữ hóa đơn điện tử như thế nào

Áp dụng theo khoản 1 Điều 11 Thông tư 32/2011/TT-BTC thì cách để lưu trữ hóa đơn điện tử sẽ tiến hành như sau:

–  Người bán, người mua sử dụng HĐĐT nhằm ghi sổ kế toán, thì báo cáo tài chính phải được lập và lưu trữ theo thời hạn quy định của Luật kế toán.

Trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử được khởi tạo từ hệ thống của bên trung gian cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử thì tổ chức trung gian này cũng phải thực hiện lưu trữ hóa đơn theo thời hạn đã nêu trên.

– Người bán, người mua là bên kế toán và tổ chức cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử có trách nhiệm sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin như USB, Đĩa CD… hoặc thực hiện sao lưu trực tuyến.

Được biệt, ngày nay khi công nghệ ngày càng hiện đại thì phương thức lưu trữ dữ liệu cũng ngày một trở nên đa dạng, giúp doanh nghiệp có thêm lựa chọn, đảm bảo dữ liệu hóa đơn điện tử đầy đủ, an toàn, tra cứu và truy xuất dễ dàng.

Cách lưu trữ hóa đơn điện tử mua vào

Khách hàng có nhu cầu cần tư vấn và tìm hiểu thêm về cách lưu trữ hóa đơn điện tử hợp lệ hoặc các nghiệp vụ khác liên quan bằng cách liên hệ trực tiếp tới số hotline 0789.322.322 hoặc gửi phản hồi về email CSKH@pmbk.vn

Bạn cũng có thể truy cập vào website pmbk.vn hoặc follow fanpage Hóa Đơn Bách Khoa để cập nhật thêm nhiều tài liệu hữu ích về hóa đơn điện tử.