HỢP TÁC

ssư

CÁC KÊNH HỖ TRỢ

CÁC CÂU HỎI THƯỜNG GẶP

Về Hóa Đơn Điện Tử

Về Hóa Đơn Bách Khoa

1. Hóa đơn điện tử là gì?

Theo điều 3, Nghị định 119/2018/NĐ-CP, Hóa đơn điện tử là hóa đơn được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, ký số, ký điện tử bằng phương tiện điện tử, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.

Theo điều 6, Nghị định 119/2018/NĐ-CP, Hóa đơn điện tử có các nội dung sau:
a) Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, số hóa đơn;
b) Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán;
c) Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua (nếu người mua có mã số thuế);
d) Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng trong trường hợp là hóa đơn giá trị gia tăng;
đ) Tổng số tiền thanh toán;
e) Chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán;
g) Chữ ký số, chữ ký điện tử của người mua (nếu có);
h) Thời điểm lập hóa đơn điện tử;
i) Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế;
k) Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước và nội dung khác liên quan (nếu có);

2. Hóa đơn điện tử có nội dung gì?

Theo điều 4, Thông tư 32/2011/TT-BTC: Người bán khởi tạo hóa đơn điện tử phải đáp ứng điều kiện sau:
a) Là tổ chức kinh tế có đủ điều kiện và đang thực hiện giao dịch điện tử trong khai thuế với cơ quan thuế; hoặc là tổ chức kinh tế có sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng.
b) Có địa điểm, các đường truyền tải thông tin, mạng thông tin, thiết bị truyền tin đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ hoá đơn điện tử;
c) Có đội ngũ người thực thi đủ trình độ, khả năng tương xứng với yêu cầu để thực hiện việc khởi tạo, lập, sử dụng hoá đơn điện tử theo quy định;
d) Có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật; 
đ) Có phần mềm bán hàng hoá, dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán, đảm bảo dữ liệu của hoá đơn điện tử bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm (hoặc cơ sở dữ liệu) kế toán tại thời điểm lập hoá đơn;
e) Có các quy trình sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu, lưu trữ dữ liệu đáp ứng các yêu cầu tối thiểu về chất lượng lưu trữ bao gồm:
- Hệ thống lưu trữ dữ liệu phải đáp ứng hoặc được chứng minh là tương thích với các chuẩn mực về hệ thống lưu trữ dữ liệu;
- Có quy trình sao lưu và phục hồi dữ liệu khi hệ thống gặp sự cố: đảm bảo sao lưu dữ liệu của hóa đơn điện tử ra các vật mang tin hoặc sao lưu trực tuyến toàn bộ dữ liệu.

Hóa đơn điện tử không có khái niệm liên. Bên phát hành hóa đơn (bên bán), bên tiếp nhận hóa đơn (bên mua) và Cơ quan thuế cũng khai thác dữ liệu trên 1 bản hóa đơn điện tử duy nhất.

4. Hóa đơn điện tử có liên không?

- Người mua sau khi nhận được hóa đơn điện tử từ bên bán có thể kê khai thuế như quy trình bình thường với hóa đơn giấy.
- Người mua có thể yêu cầu bên bán cung cấp cho mình hóa đơn điện tử đã được chuyển đổi ra giấy và có chữ ký và dấu của bên bán để làm chứng từ cho hồ sơ quyết toán thuế hoặc giấy tờ vận chuyển hàng trên đường

5. Người mua kê khai thuế như thế nào khi nhận được hóa đơn điện tử

- Không bị phạt.
- Có thể sử dụng hóa đơn điện tử bằng file thay thế để cung cấp cho cơ quan chức năng (bao gồm ứng dụng đọc file)

6. Trường hợp mất hóa đơn chuyển đổi, có bị phạt hay không? Phải làm gì khi vận chuyển hàng hóa trong trường hợp này?

KHÔNG. Hóa đơn điện tử không giới hạn số dòng, Nếu số dòng vượt quá 1 trang thì hóa đơn được hiểu là hóa đơn nhiều trang của cùng một hóa đơn điện tử.

7. Hóa đơn điện tử có giới hạn dòng không?

3. Điều kiện của tổ chức để khởi tạo hóa đơn điện tử là gì?

1. Doanh nghiệp tôi đang sử dụng hóa đơn điện tử Bách Khoa, nếu ngừng sử dụng dịch vụ thì các hóa đơn đã phát hành có bị xóa không?

Trường hợp doanh nghiệp đang sử dụng phần mềm Hóa đơn Bách Khoa, nếu ngừng sử dụng dịch vụ thì sẽ không tiếp tục phát hành được hóa đơn mới nhưng vẫn xem được các báo cáo, tra cứu được các hóa đơn cũ đã phát hành. Hóa đơn điện tử đã phát hành sẽ được lưu trữ trong 10 năm kể từ ngày phát hành hóa đơn.

Trường hợp doanh nghiệp phát hành mẫu hóa đơn mới (vẫn dựa trên Mẫu số hóa đơn và Ký hiệu hóa đơn cũ) thì khi phát hành sẽ là mẫu hóa đơn mới. Vì vậy doanh nghiệp nên sử dụng hết các hóa đơn theo mẫu cũ rồi sau đó mới thông báo phát hành mẫu hóa đơn mới.

2. Doanh nghiệp tôi muốn thông báo phát hành mẫu hóa đơn mới cho năm tài chính tiếp theo nhưng vẫn sử dụng nốt các hóa đơn theo mẫu cũ có được không?

3. Doanh nghiệp tôi sử dụng chữ ký số nào để phát hành hóa đơn điện tử?

Doanh nghiệp sử dụng Chữ ký số đang kê khai thuế hoặc bất kỳ Chữ ký số nào của doanh nghiệp (cùng thông tin Mã số thuế) còn hạn sử dụng và không bị thu hồi để phát hành hóa đơn điện tử.

Khi hóa đơn điện tử của doanh nghiệp đã hết thời hạn lưu trữ theo quy định của Luật Kế toán và không có quyết định khác của cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì doanh nghiệp được phép tiêu hủy (theo quy định tại Khoản 4 Điều 11 Nghị định 119/2018/NĐ-CP). Việc tiêu hủy hóa đơn điện tử không được làm ảnh hưởng đến tính toàn vẹn của các hóa đơn điện tử chưa tiêu hủy và phải đảm bảo sự hoạt động bình thường của hệ thống thông tin. Thủ tục tiêu hủy hóa đơn điện tử được quy định tại Nghị định số 51/2010/NĐ-CP của Chính phủ và Thông tư 153/2010/TT-BTC của Bộ Tài chính.

4. Có nhiều kế toán thắc mắc rằng, khi nào thì được hủy bỏ hóa đơn điện tử lưu trữ?

Theo Khoản 3, Điều 14, NĐ 119/2018/NĐ-CP ngày 12/9/2018 quy định Kể từ thời điểm sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ, cá nhân kinh doanh phải thực hiện hủy những hóa đơn giấy còn tồn chưa sử dụng theo quy định.

5. Khi sử dụng hóa đơn điện tử thì công ty của tôi có phải hủy những hóa đơn giấy còn tồn chưa sử dụng không?

Với 1 đơn hàng cụ thể: Nếu sử dụng hóa đơn điện tử thì không sử dụng hóa đơn tự in, hóa đơn đặt in (ngược lại, nếu sử dụng hóa đơn đặt in thì không sử dụng hóa đơn điện tử, hóa đơn tự in).
Với các đơn hàng khác nhau: có thể sử dụng song song cả hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử.

6. Doanh nghiệp tôi vẫn còn hóa đơn giấy, thì có thể sử dụng song song hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy không?

KHÔNG. Hóa đơn điện tử không giới hạn số dòng, Nếu số dòng vượt quá 1 trang thì hóa đơn được hiểu là hóa đơn nhiều trang của cùng một hóa đơn điện tử.

7. Hóa đơn điện tử có giới hạn dòng không?

CÔNG TY CP PHÁT TRIỂN VÀ ỨNG DỤNG PHẦN MỀM BÁCH KHOA

Copyright ©2020 PHẦN MỀM BÁCH KHOA